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Steinmetz Benedikt Blitzarchiv(23. Januar 2017) Um den Jahreswechsel findet in vielen mittelständischen Firmen das Umräumen der Akten statt – mit der Gefahr, dass nicht mehr benötigte Akten und Belege ungesichert im Keller gelagert werden.

Das ist ein klarer Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz, teilt die Aktentreuhand DE GmbH mit. Sie weist darauf hin, dass auch Kellerarchive mit Zugangs- und Zugriffskontrollen versehen werden müssen, um den gesetzlichen Anforderungen an die Datenschutzgesetzgebung zu genügen. „Bei eklatanten Verstößen wie beispielsweise der fortlaufenden ungesicherten Aufbewahrung personenbezogener Daten wie Lohn- und Gehaltslisten kann sich der Inhaber, Geschäftsführer oder Vorstand strafbar machen“, warnt Benedikt Steinmetz (BILD), Geschäftsführer von Blitzarchiv.

Für Mittelständler, die nicht selbst in Zugangs- und Zugriffskontrollsysteme im eigenen Betrieb investieren wollen, bietet Blitzarchiv einen gesetzeskonformen Archivierungsdienst an. Die nicht mehr benötigten Ordner werden in versiegelten Kartons im Betrieb abgeholt, sicher eingelagert und im Bedarfsfall binnen eines Tages wieder zurückgebracht. Mit Zäunen, Toren, Sicherheitstüren, Sprinkler-, Brandschutz -, Alarm- , Video- und Zugangskontrollanlagen sind die Unterlagen in jeder Hinsicht geschützt. Die Einlagerung erfolgt anonym: Auf den Aktenkartons stehen weder Firmenname noch Anschrift, sondern nur Zahlencodes.

Am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – je nach Unterlagen in der Regel nach sechs oder zehn Jahren – übernimmt die Aktentreuhand DE auf Wunsch die gesetzeskonforme Vernichtung der Akten. „Bei der Entsorgung der betrieblichen Unterlagen sind die gesetzlichen Auflagen ebenso strikt zu beachten wie bei der Aufbewahrung und bei der ordnungsgemäßen und zeitnahen Vernichtung“, erklärt Steinmetz.

„Aus den Augen, aus dem Sinn und aus den Füßen“ nennt Blitzarchiv Geschäftsführer Steinmetz das Verfahren, und sagt: „Die Aktenauslagerung via Internet geht schneller und ist rechtssicherer als das Umräumen in den Keller.“

www.blitzarchiv.de

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