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Bischof Johannes Konica Minolta Deutschland(24. August 2017) Fast 260 Kilogramm Papier verbrauchen die Deutschen pro Jahr und Kopf. Eigentlich würde man davon ausgehen, dass in Zeiten von Tablets, Mails, Smartphones und digitalen Speichermedien Papierverschwendung längst Geschichte sei. Doch es ist nicht einfach, auch die Mitarbeiter von einem papierlosen Arbeitsalltag zu überzeugen. Viele Mitarbeiter bevorzugen nach wie vor das ausgedruckte Dokument – es gibt ihnen eine vermeintliche Sicherheit.

 Aber die Digitalisierung aller Geschäftsvorgänge hat nicht nur mit der Schonung der Umwelt zu tun. Vielmehr geht es hierbei auch um Datensicherheit, Zugang aller Mitarbeiter zu relevanten Dateien, flexible Arbeitszeiten und -orte sowie funktionierende Teamarbeit. Doch was gilt es zu beachten, damit der Weg zum papierlosen Büro gelingt?

Gescannte Dokumente müssen leicht auffindbar sein Das Digitalisieren von Papierdokumenten ist ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Produktivität innerhalb eines Unternehmens. Doch eine Herausforderung bleibt: Wie sind einmal gescannte Dokumente wieder auffindbar? Denn nur wenn Mitarbeiter ohne Aufwand in der Lage sind, alle für sie wichtigen Dateien zu finden, werden sie bereit sein, auf den Ausdruck der Dokumente zu verzichten. Ohne Unterstützung in diesem Bereich besteht die Gefahr, dass das Papier in einen digitalen Sumpf gescannter Dokumente verschwindet. Eine unternehmensweit gleiche Indexierung der Dokumente stellt sicher, dass der Inhalt so sortiert wird, dass er jederzeit für jeden verfügbar ist.

Konica Minolta erklärt, wie die Unternehmensindexierung mittels Enterprise Content Management (ECM) das Dokumentenmanagement vereinfacht:
Manuelle Codierung vermeiden Eine manuelle Codierung von Dokumenten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Auch wenn es im Unternehmen Richtlinien zur korrekten Benennung von Dateien gibt, so können Zahlendreher oder Tippfehler dafür sorgen, dass Dokumente unauffindbar sind. Zudem halten sich nicht alle Mitarbeiter immer strikt an die Richtlinien zur Dateibenennung. Erschwerend kommt hinzu, dass es Monate dauern kann, bis bereits erstellte Dokumente in einem Archiv erfasst werden. Oder es gibt mehrere Versionen eines Vorgangs, die nicht unbedingt alle an einem Ort abgelegt sind. Mit einer Indexierung, wie es das ECM von Konica Minolta bietet, werden diese Fehlerquellen vermieden, da es eine Kodierung und Strukturierung gescannter Dokumente überflüssig macht. Dabei geht die Indexierung über die bloße Erfassung von Metadaten und Dokumentnamen hinaus. Vielmehr werden alle Inhalte der abgelegten Dokumente vollständig durchsuchbar – so wie eine Suchmaschine das Internet nach Webseiten durchsucht.
Schlüsselwörter statt komplizierter Pfade Spätestens wenn mehrere Mitarbeiter auf dieselben Dokumente zurückgreifen müssen, kann es zu Problemen kommen: Wo hat der Kollege das Dokument abgelegt? Wie hat er es nun benannt? Liegt vielleicht eine aktuellere Version irgendwo in einem anderen Ordner? Oder ist sie gar lokal abgelegt?

Eine unternehmensweite Indexierung geht weit über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinaus und macht diese Fragen überflüssig, denn sie ermöglicht es den Nutzern Dokumente zu speichern, wo immer sie wollen. Egal welches Format die Datei hat, wie sie erfasst wurde oder wo sie liegt: Da der Nutzer mittels Schlüsselwort nach dem Dokument sucht, ist jede Datei in jeder Version von überall her aufrufbar – und macht so das Ausdrucken überflüssig. Zudem bietet diese Art der Verwaltung einen unschätzbaren Wert für die flexible, ortsunabhängige Arbeit und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit im Team.

Fazit: Das papierlose Büro entlastet nicht nur die Umwelt, es geht auch mit einer Optimierung der Geschäftsabläufe Hand in Hand. Zudem ist es eine wichtige Voraussetzung für den Arbeitsplatz der Zukunft, der ein ortsunabhängiges Arbeiten im Team ermöglicht und es dennoch erlaubt, dass alle Mitarbeiter auf die gleichen Dokumente zugreifen – egal, wo sie sich befinden.
 
www.konicaminolta.com/de

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