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Videokonferenz per Laptop copyright Lifesize(09. Januar 2018) Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels, steigenden Reisekosten und teurer Büroflächen stellen Unternehmen fest, dass der Versuch, alle Mitarbeiter an einem Standort unterzubringen, heute oft nicht mehr umgesetzt werden kann.

 

Der große Vorteil der Flexibilität, wenn Menschen dort arbeiten, wo sie wollen und wo sie am produktivsten sind, stellt allerdings hohe Anforderungen an eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Die folgenden fünf Tipps helfen Unternehmen dabei, optimale Arbeitsabläufe in virtuellen Teams zu erzielen und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu schaffen.

1. Die Bedeutung der Datenanbindung verstehen

Das Tempo, wie sich die Kommunikations- und Datenanbindungstechnik weiterentwickelt und angenommen wird, hat zu hohen Erwartungen geführt – bei Kunden, Partnern, Arbeitgebern und Mitarbeitern. Wir müssen schneller reagieren, mit Kollegen einfacher in Verbindung treten und uns allgemein an eine stets vernetzte, miteinander verbundene „always-on“ Welt einstellen. Die Herausforderungen einer stetigen Datenanbindung erhöhen sich durch mobile Mitarbeiter zusätzlich. In der Lage zu sein, von überall aus zu arbeiten, klingt zwar verlockend, führt aber auch zu der Frage, wie all diese Interkonnektivität und Kommunikation verwaltet werden soll.

Bedenkt man, dass Umfragen aufzeigen, dass Führungskräfte in Deutschland rund 60 Prozent ihrer Zeit in Meetings verbringen, ist die Möglichkeit, mit Kollegen, Mitarbeitern, Partnern und Kunden in Verbindung zu bleiben, unglaublich wichtig. Die Technik muss sich daher an die sich ändernde Arbeitswelt anpassen.

2. Tools nutzen, die in einer natürlichen Umgebung funktionieren

Die Kommunikationstechnik wird heute von den Verbrauchern getrieben: FaceTime, SnapChat und Skype. Mitarbeiter wollen diese Art von Funktionalität auch an ihrem Arbeitsplatz nutzen – vor allem, wenn ihr Arbeitsplatz zuhause oder das Mobilgerät ist. Wenn man mit seiner Großmutter mit einem Klick ein Gespräch über FaceTime führen kann, warum braucht man dann ein kompliziertes Setup, um sich mit dem Sitzungsraum zu verbinden?
Ein großer Teil der Produktivitätsverluste entsteht durch technische Komplikationen – den Aufbau, die Verwaltung und Sicherung von Kommunikations- und Kooperationsprozessen. Mehr denn je müssen Plattformen und Tools heute so reibungsfrei wie möglich arbeiten, dass es den Mitarbeitern möglich ist, Nutzen daraus zu ziehen, um einen maximalen Produktivitätsvorteil und ROI (Return on Investment) zu realisieren.

3. Die Zahl der verwendeten Tools verringern

Während also wir Verbraucher immer mehr Nutzen aus der Kommunikationstechnik ziehen und diese sich als Modell für die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit etabliert hat, führt sie auch zu einem übermäßigen und komplizierten Angebot an Tools, mit denen sich die IT-Abteilungen beschäftigen müssen. Eine aktuelle von Spiceworks durchgeführte Umfrage zeigt, dass mehr als die Hälfte der IT-Verantwortlichen (65%) auf mehrere Anbieter für ihre Konferenz- und Collaboration-Lösungen im Unternehmen zurückgreifen. Dies führt zu einem Mangel an unternehmensweiter Zusammenarbeit, redundanter Funktionalität, Verwaltungs- und Sicherheitsrisiken – kurz gesagt, zu unternehmensweiten IT-Problemen.

Das schnelle Hinzufügen von noch mehr Tools führt zu frustrierten Nutzern, isolierten Arbeitsumgebungen und erheblich höheren Verwaltungskosten. Natürlich ist es verlockend für einen Mitarbeiter, am Arbeitsplatz die neueste IM-App zu nutzen, die auch seine junge Tochter verwendet – aber jede neue App erhöht auch die Komplexität und das potenzielle Sicherheitsrisiko, das unter Kontrolle gehalten werden muss.

4. Kontrolle übernehmen und Sicherheit erhöhen

Wenn es einen Grund gibt, die Anzahl und die Arten gemeinsam genutzter Tools in einem Unternehmen zu verwalten, dann ist es die Sicherheit.
Datensicherheit muss strategisch geplant und von Anfang mit berücksichtigt werden. Ein standardisierter Satz von IT-Programmen ermöglicht es, die Kontrolle über Ihre Programme zurückzuerhalten, die Sicherheit zu erhöhen und die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen. Dies sollte aber weder übermäßig restriktiv noch störend für den Nutzer erfolgen.

5. Cloud-basierte Videokonferenz-Technologie einführen

Wenn es um eine effiziente, produktivitätsorientierte Kommunikation und Zusammenarbeit geht, steht außer Frage, dass Videokonferenzen eine hervorragende Möglichkeit sind – wenn nicht sogar die beste (abgesehen von persönlichen Treffen natürlich). Lange als Bastion in Vorstandsetagen etabliert, hat sich Videokonferenz-Technologie derart weiterentwickelt, dass sie heute ein leicht zugängliches Tool für die gesamte Belegschaft geworden ist – unabhängig von Standort, Plattform oder Tätigkeit. Durch Cloud-basierte Lösungen sind Videokonferenzen heute einfach durchzuführen. Ein-Klick-Angebote garantieren Benutzerfreundlichkeit wie bei Consumer-Anwendungen – mit der Leistungsfähigkeit, Funktionalität und Sicherheit von Enterprise-Lösungen.

Gerade für virtuelle Teams ist die über Cloud-basierte Videokonferenzen durchgeführte Face-zu-Face-Interaktion unerreicht im Vergleich zu jedem anderen Kommunikationstool, sei es E-Mail, Telefon oder Web-basierte Konferenzen, IM-Apps usw. Dies erhöht die Produktivität, verkürzt die Dauer von Meetings, sorgt für eine bessere und klare Kommunikation und letztlich zu besseren zwischenmenschlichen Beziehungen über längere Distanzen hinweg. Cloud-basierte Videokonferenzen können ein wichtiges Instrument bei der Bewältigung anspruchsvoller Collaboration- und Kommunikationsanforderungen moderner Unternehmen sein.

Autor: Thomas Nicolaus, Vice President Central Europe, Lifesize

www.lifesize.com

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