(16. Dezember 2019) Alle Jahre wieder kommt das Fest der Freude schneller als erwartet. Spätestens im Advent wollen Weihnachtsfeiern und Geschenke für Mitarbeiter und Kunden organisiert sein.

Lexware Steuertipps Quelle rawpixel Pixabay

Unternehmer müssen dabei aufpassen, denn die Regeln für steuerfreies Schenken und Feiern sind vom Finanzamt eng gesteckt. Softwarehersteller und Steuerexperte Lexware hat die wichtigsten Tipps zusammengestellt, damit das Fest auch fröhlich bleibt.

Motivierte Mitarbeiter und gute Stimmung im Betrieb – dafür sorgen nicht zuletzt regelmäßige Betriebsfeiern. Der Klassiker dabei ist die jährliche Weihnachtsfeier, auf die sich alle freuen. Die liegt als Betriebsveranstaltung im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und ist deshalb lohnsteuerfrei. Doch sollte der Organisator Vorsicht walten lassen, denn sobald die Höchstgrenze von 110 EUR an Zuwendung pro Arbeitnehmer überschritten ist, muss der übersteigende Betrag versteuert werden.

Die Feier perfekt planen – auch in der Buchhaltung
Nicht nur die Organisatoren der Weihnachtsfeier sind vor dem Fest gefordert; auch die Buchhaltung muss für die perfekte Planung mit ins Boot. Steuerlich ausschlaggebend für die Weihnachtsfeier ist zunächst, dass der Arbeitgeber die Zuwendungen im überwiegend betrieblichen Interesse erbringt. Dazu gehört, dass nur Arbeitnehmer (und gegebenenfalls ihre Partner) teilnehmen und die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht. Das Finanzamt fasst hierbei den Begriff „Arbeitnehmer“ weit und lässt zu, dass beispielsweise auch ehemalige Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer oder Praktikanten an der Betriebsfeier teilnehmen dürfen.
Damit sich die Betriebsveranstaltung für die Arbeitgeber in steuerfreien Grenzen hält, müssen die Ausgaben im Rahmen bleiben. Im Prinzip sind alle Aufwendungen anrechenbar, die anlässlich der Feier entstehen – wie Speisen und Getränke, Musik und andere künstlerische Darbietungen, die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten und vieles mehr - unabhängig davon, ob diese einem einzelnen Arbeitnehmer zugerechnet werden können oder nicht. Die gesamten Kosten inklusive eines kleinen Geschenks „ohne bleibenden Wert“ werden auf alle Teilnehmer der Veranstaltung umgelegt, um so den Anteil pro Arbeitnehmer zu ermitteln, der 110 Euro nicht übersteigen darf.

Dabei handelt es sich um einen Freibetrag - das bedeutet, dass die anteiligen Ausgaben für die Betriebsfeier für den Mitarbeiter bis zu dieser Summe steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Erst Kosten oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Wird der Steuerfreibetrag überschritten oder werden innerhalb eines Jahres mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, der individuell entsprechend der eigenen Steuerklasse versteuert werden muss. Solch eine Überschreitung kann beispielsweise dann eintreten, wenn ein Arbeitnehmer seinen Partner zur Betriebsveranstaltung mitbringt. Denn dessen Kosten werden ebenfalls dem Arbeitnehmer zugerechnet. Allerdings besteht auch die Möglichkeit zur begünstigten pauschalen Besteuerung durch den Arbeitgeber, um den Mitarbeiter zu entlasten. Die Aufwendungen durch die Feier bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen".

Geschäftskontakte beschenken, nicht das Finanzamt
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – ganz besonders gilt das auch an Weihnachten. Will der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zu diesem Anlass ein Geschenk machen, gibt es allerdings einiges zu beachten - sonst freut sich am Ende nur das Finanzamt. Ob und welche Steuerzahlungen für Präsente anfallen, hängt vom Wert der Sache und von den Beschenkten ab. Denn für Mitarbeiter gelten andere Regeln als für Geschäftspartner. Ausnahme sind nur Streuartikel, wie beispielsweise Kugelschreiber oder USB-Sticks, deren Anschaffungspreis zehn Euro nicht übersteigt. Sie gelten weder als geldwerter Vorteil noch als Zuwendung und so fällt keine Versteuerung an.

Geschenke an Mitarbeiter – besser gut gemacht als gut gemeint
Die Kosten für Geschenke an Mitarbeiter können Arbeitgeber als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – egal, in welcher Höhe. Trotzdem gilt auch hier: Teure Geschenke müssen versteuert werden. Beispielsweise zu Weihnachten kann der Arbeitgeber die Regelung nutzen, dass er einem Arbeitnehmer auch ohne persönlichen Anlass (wie Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes) Sachzuwendungen im Wert von maximal 44 Euro im Monat zukommen lassen darf. Weihnachtsgeschenke bleiben (nur) bis zu dieser Summe steuer- und sozialabgabenfrei. Aber Vorsicht: Hier handelt es sich um eine Freigrenze! Das bedeutet: Bekommt ein Arbeitnehmer auch nur einen Cent mehr im Monat, wird der ganze Betrag steuer- und abgabenpflichtig. Das heißt, der Mitarbeiter muss das Geschenk dann zu seinem persönlichen Steuersatz versteuern. Damit das nicht nachträglich zu Ärger und Frust führt, kann der Arbeitgeber dafür die Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent übernehmen.

Beliebt, aber tückisch: Der Gutschein mit Geldbetrag
Die Anwendung der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Mitarbeiterpräsente ist auch für Gutscheine mit Geldbetrag möglich. Zunehmender Beliebtheit erfreuen sich Gutscheine, bei denen der Arbeitgeber den Mitarbeitern über die Guthabenkarten die Möglichkeit eröffnet, Waren über verschiedene Vertragspartner zu kaufen – beispielsweise Kaufhäuser, Baumärkte oder Modegeschäfte. Da die Beweislast für die Steuerfreiheit von Sachzuwendungen beim Arbeitgeber liegt, muss der gegebenenfalls beweisen können, dass sich die Gutscheine ausschließlich zur Einlösung von Waren oder Dienstleistungen nutzen lassen. Eine Barauszahlung des Guthabens darf auf keinen Fall möglich sein. Daher sind elektronische Gutscheine häufig praktikabler, weil sie selbst geringe Restbeträge als Guthaben speichern. Zu beachten ist auch, dass Gutscheine gemäß Jahressteuergesetz 2019 ab dem 1. Januar 2020 nur noch „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ geleistet werden dürfen. Für Pre-Paid-Karten sollen die Steuerbegünstigungen unter Umständen sogar komplett wegfallen. Hier bestehen allerdings noch einige Unklarheiten, die das BMF hoffentlich bald aufklärt.

Geschenke an Geschäftspartner – keine leichte Sache
Schon der antike Philosoph Seneca wusste: „Es ist ein Irrtum, zu glauben, das Schenken sei eine leichte Sache.“ Geschenke an Geschäftspartner sollen gleichermaßen die gute Beziehung in der Vergangenheit honorieren wie für die Zukunft sichern. Deshalb wird gerne etwas Wertiges verschenkt – wie beispielsweise eine Flasche erlesenen Weins. Allerdings: Nur bis zu einem Betrag von 35 Euro pro Jahr und Person lassen sich Präsente an Geschäftskontakte als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um den Steuerabzug zu bekommen, müssen Geschenk und Empfänger genau in der Buchführung erfasst sein. Beim Überschreiten der Freigrenze von 35 Euro führt das zum kompletten Wegfall des gesamten Betrages. Damit der Beschenkte sich nicht nachträglich über zusätzlichen Kosten ärgern muss, kann der Geber diese Beträge in Form einer Pauschalsteuer von 30 Prozent übernehmen. Lexware rät, den Beschenkten auf die Übernahme der Pauschalsteuer hinzuweisen, damit dieser das Geschenk nicht nochmals versteuert - denn grundsätzlich gilt, dass der Empfänger eines Geschenks dessen Wert als Einnahme verbuchen und versteuern muss. Wer sich an diese Tipps hält, kann Feiern und Schenken rund um Weihnachten sorglos – weil steuerfrei – gestalten.

www.lexware.de

Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Einsatz von Cookies einverstanden sind.
Weitere Informationen