(11. Juni 2018) Das Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) und Ceyoniq Technology präsentieren auf der CEBIT 2018 eine integrierte Software-Anwendung, mit der sich zentrale Arbeitsschritte der elektronischen Aktenführung durchführen lassen - vom ersetzenden Scannen über die Vorgangsbearbeitung und das Dokumentenmanagement bis hin zur beweiswerterhaltenden Langzeit-Archivierung.

 

TR RESISCAN GrafikDie Komplettlösung besteht aus der Scansoftware CROSSCAP in der TR-RESISCAN-Version und nscale eGov, die über eine Schnittstelle miteinander verbunden sind. „So können Dokumente gemäß der technischen Richtlinie zum Ersetzenden Scannen digitalisiert, über Barcodes direkt an die richtige Stelle im Aktenplan abgelegt und anschließend vernichtet werden - und das alles in einem durchgängigen Workflow", erklärt Hans-Joachim Hübner, Leiter Vertrieb und Systemintegration beim SRZ. Auf der CEBIT ist die Anwendung an den Plätzen der Ceyoniq auf dem Databund-Stand (Plätze 05 + 06) in Halle 14 zu sehen.

Die Einführung der elektronischen Aktenführung (eAkte) ist ein wichtiger Baustein der eGovernment-Strategie von Bund, Ländern und Kommunen. Ziel ist es, das Verwaltungshandeln vollständig digital und medienbruchfrei durchzuführen.

Doch stellt sich dabei die Frage, wie sich Papieroriginale rechtskonform in elektronische Dokumente überführen lassen. „Denn: Erst das Ersetzende Scannen vervollständigt die elektronische Akte und macht sie auch wirtschaftlich ohne Medienbruch", erläutert Hans-Joachim Hübner. Bei dieser Aufgabe leistet die Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN), herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), wertvolle Orientierung. Sie beschreibt präzise die notwendigen Verfahren für die Arbeitsprozesse und gibt detaillierte Hinweise, wie eine Analyse zum Schutzbedarf durchzuführen ist.

BSI-zertifizierte Scanlösung
CROSSCAP ist die Grundlage einer Referenzinstallation, die vom BSI für den TR-RESISCAN-Einsatz zertifiziert wurde. Die Scansoftware unterstützt die in der technischen Richtlinie vorgesehenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Ersetzenden Scannen. So wird von der Software für jedes Image eine Checksumme (Hashwert) gebildet, mit der sich unbeabsichtigte Änderungen sofort erkennen lassen. Alle Tätigkeiten im Rahmen der Image-Bearbeitung werden lückenlos protokolliert. Bei hohem Schutzbedarf verschlüsselt CROSSCAP automatisch die gescannten Bilder. Das Aufbringen einer elektronischen Signatur oder eines elektronischen Siegels sichert die Integrität der Dokumente, das bedeutet, der Inhalt der Dokumente bleibt vollständig und unverändert. Je nach Schutzbedarf führt die Scansoftware den Anwender zur richtigen Konfiguration und warnt, wenn etwas nicht logisch eingestellt wurde.

Dokumentenmanagement für die öffentliche Verwaltung
Die zweite Säule der Lösung ist mit nscale eGov eine Softwareplattform, die sämtliche Vorteile des Enterprise Content Managements (ECM), Dokumentenmanagements und der beweiswerterhaltenden Langzeit-Archivierung für die öffentliche Verwaltung nutzbar macht. Sie unterstützt umfassend die Prozesse der digitalen Aktenführung - vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung. Die gesamte Fachlichkeit ist vorkonfiguriert, auch der besondere Sprachgebrauch in Behörden findet sich in den Oberflächen wieder. Einarbeitungszeiten werden somit auf ein Minimum reduziert.

„Die gemeinsame Lösungspräsentation auf der CEBIT ist Teil der neuen Partnervereinbarung zwischen Ceyoniq und dem SRZ. Über weitere Details der Zusammenarbeit informieren wir auf der weltweit größten IT-Fachmesse", gibt Hans-Joachim Hübner einen Ausblick auf die nahe Zukunft.

www.ceyoniq.de

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