(27. Juni 2018) Ein schlechtes oder fehlerhaftes IT-Informationsmanagement (ITIM) führt dazu, dass viele Entscheidungen nicht getroffen werden können, weil die informelle Basis fehlt. Diese Befürchtung äußert aktuell die avato AG, ein Mitglied des IT-Expertengremiums 7Alliance.

 

Bister Gregor Vorstand avato Quelle avatoDazu warnen die Optimierungsexperten vor möglichen Verlusten für die Unternehmen in Milliardenhöhe: „Jedes unnütze Dokument steht in der Unternehmens-IT für Ineffizienz und Verschwendung. Es geht um den Platz auf dem Server und um die Arbeitszeit, die es braucht, nützliche Dokumente im digitalen Durcheinander zu finden. Nicht zuletzt wird alleine für die Speicherung Energie verbraucht, die bares Geld kostet“, warnt Gregor Bister (Bild), Vorstand von avato.

Bister bezeichnet die Dokumentation in Unternehmen bisher als „bloßes Stückwerk“. Statt einer sinnvollen Ordnungsstruktur verhindere nicht gebrauchtes, doppelt gespeichertes und überflüssiges Datenmaterial als eine Art ‚digitale Deponie‘, dass Unternehmen Datenmaterial optimal nutzen können. Die Verantwortung für die Missstände liegt, so Bister, oft bei einer eingefahrenen Unternehmenskultur. „In vielen Unternehmen werden zum Beispiel unzählige Kollaboration-Tools eingesetzt und mit großer Begeisterung installiert. Es gilt eine ‚je mehr desto besser‘-Regel. Doch mit steigender Anzahl an Tools steigt in der Regel nicht die Qualität des IT-Informationsmanagements“, sagt Bister.

Um Daten wieder nutzbar zu machen, können im wesentlich zwei verschiedene Ansätze angedacht werden: Wird der methodische Ansatz „Capture“ auf das IT-Informationsmanagement angewendet bedeutet das, dass Informationen erfasst, anschließend auf Relevanz und Qualität bewertet und schließlich in das Informationsportal überführt werden. Bei diesem Verfahren können quasi unbegrenzt Dokumente gesichtet, sortiert und qualifiziert werden, es ist allerdings sehr zeitaufwändig. Bei einem so genannten „Create“-Prozess werden Dokumente dagegen ganz bewusst nicht zu Beginn gesichtet. Stattdessen werden Verantwortlichkeiten auf allen Ebenen benannt. Dieser enge Personenkreis entscheidet dann, ob neuer Inhalt erstellt wird oder Vorhandenes der verlangten Qualität entspricht. Das bedeutet, dass zwar jegliche Information in den Managementprozess eingefügt werden kann, anschließend allerdings nur eine bestimmte Personengruppe dafür zuständig ist, die Qualität und Notwendigkeit des Materials zu bewerten. Das birgt die Gefahr der Einseitigkeit.

„Wie jede Methodik haben auch die genannten Beispiele jeweils Vor- und Nachteile. Aus diesem Grund raten wir zu einem hybriden Ansatz aus diesen genannten Methodik-Beispielen“, zieht Bister sein Fazit: „Eine effiziente Datenstruktur spart Arbeitszeit und Rechenleistung und beschleunigt Unternehmens- und Verarbeitungsprozesse. Die langfristige Auflösung der ‚digitalen Deponie‘ ist für die Unternehmens-IT damit bares Geld wert.“

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