(12. Juli 2018) Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus, erweitert ihr Personalmanagementsystem „forpeople|Der Personalmanager“ um zwei „forpeople|Self Service“-Tools: eines für Mitarbeiter und eines für Manager. Die neuen Module, die einfach per Webbrowser und mit beliebigen Endgeräten nutzbar sind, haben ihre Premiere auf der diesjährigen ‚Zukunft Personal Europe‘ in Köln.

Kunisch Matthias GF forcont Quelle forcontSie vereinfachen den Dokumentenaustausch beträchtlich, indem sie für kürzere und schnellere Kommunikationswege zwischen der HR-Abteilung auf der einen Seite und Mitarbeitern bzw. Vorgesetzten auf der anderen Seite sorgen. Am forcont-Stand können sich Besucher von der Funktionalität und einfachen Bedienbarkeit der beiden Module für Employee Self Service bzw. Manager Self Service überzeugen (11.-13. September, Halle 3.2, Stand C32).

Personalsachbearbeiter stellen über die Mitarbeiter-Variante von „forpeople|Self Service“ den Beschäftigten elektronische Dokumente zu – schnell, vertraulich und ohne zusätzlichen Aufwand. Einerlei, ob es sich dabei um eine Bonusvereinbarung oder ein Arbeitszeugnis handelt oder ob die Personalabteilung beim Mitarbeiter einen Stundennachweis anfordert. Nach Abschluss eines Vorgangs können HR-Verantwortliche die erhaltenen Dokumente direkt in der elektronischen Personalakte ablegen. Der Datenaustausch funktioniert auch umgekehrt: Via Self Service-Modul übermittelt ein Arbeitnehmer unkompliziert seine Dokumente, Informationen oder Anfragen an die Personalabteilung. Das können etwa eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der Urlaubsantrag oder die Bitte um Einblick in die Personalakte sein. Durch die digitale Zustellung der Dokumente und Informationen beschleunigen sich die Abläufe, und die Digitalisierung verringert den administrativen Aufwand für den Personalsachbearbeiter. Gleichzeitig wächst die Datensicherheit. Auch Druck- und Versandkosten entfallen. Beide Seiten können überdies jederzeit rekapitulieren, was wann übermittelt oder angefragt wurde.

Speziell für Führungskräfte mit Personalverantwortung hat forcont den Manager Self Service konzipiert. Analog zu den Mitarbeitern, die den Employee Self Service nutzen, haben auch die Vorgesetzten mit dem Manager Self Service einen speziellen, browserbasierten Zugang zu forpeople: Je nach ihren aufgabenbezogenen Zugriffsrechten erhalten sie auf Anfrage eine datenschutzkonforme Einsicht in die Akten der Mitarbeiter, die ihnen unterstellt sind. Sie können über das Manager Self Service-Modul zudem Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen, etwa die Prämienauszahlung, und sie sind in relevante Genehmigungsprozesse involviert. Zum Modul gehört auch eine Erinnerungsfunktion, die Führungskräfte per E-Mail auf noch unbearbeitete Vorgänge hinweist.

Die beiden neuen forpeople|Self Service-Module sind eine Erweiterung zu forpeople|Der Personalmanager, der digitalen Personalaktenlösung von forcont. forcont hat den Self Service für Mitarbeiter und Manager bewusst in forshare|Der Dokumentenmanager integriert, dem cloudbasierten DMS von forcont. Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte greifen mit ihren persönlichen Zugangsdaten einfach per Webbrowser auf forpeople|Self Service zu – mobil, zeit- und ortsunabhängig. Hat sich ein Mitarbeiter oder ein Manager im Self Service angemeldet, kann er alle seine Vorgänge einsehen, sich die zugestellten Dokumente anzeigen lassen oder sie in seinem persönlichen Bereich ablegen. Weil Akzeptanz und Nutzen einer Software davon abhängen, wie anwenderfreundlich sie gestaltet ist, hat forcont bei seinen neuen Self Service-Modulen viel Wert auf eine übersichtliche und intuitive Bedienbarkeit gelegt.

Um die Handhabung des Self Service so einfach wie möglich zu gestalten, sind Standardvorgänge, wie sie üblicherweise im Unternehmensalltag vorkommen, bereits vordefiniert. Eine typische HR-Aufgabe ist etwa die Erstellung einer Arbeitsbestätigung, wie sie z. B. für die Kinderbetreuung oft benötigt wird. Umgekehrt könnte ein Arbeitnehmer auf diesem Weg auch eine aktuelle Führerscheinkopie einreichen. HR-Verantwortliche erleichtern sich ihre Arbeit noch weiter, wenn sie in den Modulen eigene Vorgänge einrichten, die regelmäßig anfallen. Sogar Tasks zur automatischen Übermittlung von Dokumenten lassen sich anlegen, etwa der monatliche Versand der Entgeltbescheinigungen. Indem ein Unternehmen vorgibt, wie der Datenaustausch zwischen HR-Team und Mitarbeitern stattzufinden hat, stärkt es zudem die Compliance in diesem so sensiblen Bereich.

www.forcont.de

Datenschutzrichtlinie