(12. September 2018) Die Vorteile von Managed Print Services sind bekannt: Die Druckvorgänge aller Drucker und Kopierer im Firmennetz werden automatisch erfasst, woraus sich ein spürbares Einsparpotenzial ergibt.

Toner Toni Grafik Printvision

Dazu ist sichergestellt, dass immer rechtzeitig Service und Verbrauchsmaterial zur Stelle sind, wenn nötig. Aber es braucht Fachleute, um die Funktionalität im Netzwerk zu implementieren. Mit dem "Toner-Toni", einer kleinen Hardware-Box zum Einstecken, stellt printvision einen virtuellen Mitarbeiter vor, der all diese MPS-Services nochmals vereinfacht - kostengünstig, vorausschauend und herstellerübergreifend.

Im Rahmen seiner Managed Print Services bietet printvision Unternehmenskunden eine neue Möglichkeit zum Monitoring ihrer Druck- und Kopiersysteme an: Beim "Toner-Toni" handelt es sich um eine kleine Hardware-Box, die direkt per Stecker mit dem Netzwerk verbunden wird - das kann in der Nähe des Druckers sein, aber gegebenenfalls auch im Serverraum beim Kunden. Diese Box erfasst dann alle relevanten Informationen zu den Druckgeräten, die im Netzwerk betrieben werden und leitet sie an den Dienstleister weiter. Das Gerät selbst arbeitet unabhängig von den Betriebssystemen der Kunden.

Für IT-Verantwortliche bereitet der "Toner-Toni" die gemessene Auslastung der Geräte transparent auf. Er informiert sie mit standortbezogenen Berichten über Störungen, Druckvolumina und andere entscheidungsrelevante Parameter. Integriert ist auch eine "Reichweitenberechnung" mit der Information wie lange etwa der Toner noch vorhält. Damit hilft der "Toner-Toni" als echter Teamplayer nicht nur bei der alltäglichen Betreuung der Druckerflotte, sondern auch bei der mittel- und langfristigen Planung und Optimierung der Druckerlandschaft.

"Toner-Toni" übernimmt damit wichtige Aufgaben des bei printvision PAGEPOOL Audit genannten Flottenmanagements, das wiederum ein wesentlicher Bestandteil von Managed Print Services ist. Auf der Hardware läuft dazu eine individuell angepasste Software, die Informationen wie Seitenzählerstand, Tonerfüllstand, Service-Zyklen und Fehlermeldungen aus dem Druckerpark verwaltet. Alle wichtigen Informationen übermittelt sie jeweils zur richtigen Zeit an den zuständigen Service-Mitarbeiter bei printvision.

Im Gegensatz zu den Tools der einzelnen Gerätehersteller für das Flottenmanagement arbeitet "Toner-Toni" herstellerübergreifend. Außerdem bietet er einige clevere Zusatzfunktionen. Zum Beispiel erfolgt die Nachbestellung von Toner nicht einfach bei Unterschreiten einer bestimmten Restmenge, sondern aufgrund einer Reichweitenberechnung anhand des erlernten Druckverhaltens für das Gerät.
Damit kommt der Toner erst kurz bevor er wirklich gebraucht wird an. Eine zu frühe Belieferung führt oft dazu, dass der Toner entweder zunächst zur Seite gelegt und nicht gefunden wird, wenn er tatsächlich gebraucht wird, oder dass er direkt nach der Ankunft eingesetzt wird, obwohl die vorhandene Kartusche noch einige Tage ausreichen würde.
Außerdem sammelt der "Toner-Toni" vom Druckgerät per Selbstdiagnose erkannte Fehler und gibt sie als Service-Aufträge weiter. Von Anwendern oder Administratoren über das zugehörige Portal gemeldete Qualitätsprobleme werden von ihm ebenfalls an den Service weitergeleitet. Indem alle Informationen über die Performance der Druckerflotte über eine Stelle laufen, liefern die dort gefahrenen Auswertungen ein vollständiges und konsistentes Abbild der Realität.

Technisch gesehen ist der "Toner-Toni" eine Appliance, die mit dem Netzwerk verbunden wird. Die darauf laufende Software (SimpleClick) muss also nicht auf einem System des Kunden installiert und von ihm daher bei Änderungen auch nicht berücksichtigt werden. Allerdings gehört sie zu seinem Netzwerk. Daher kann der Kunde selber darauf zugreifen und eigene Auswertungen fahren. Alternativ bietet printvision die Möglichkeit, die erforderliche Software auf einem Kunden-System zu installieren.

Um Sicherheitsanforderungen zu genügen, lässt sich die Abfrage der Geräte im Netzwerk einschränken. Dadurch wird zum Beispiel nur ein bestimmter IP-Bereich erfasst. Zudem fragt die Software des "Toner-Toni" nur Geräte ab, die im Netzwerk als Drucker angemeldet sind. Mit anderen Geräten kommuniziert sie überhaupt nicht.
Ein Zugriff von außen auf den "Toner-Toni" ist nicht erforderlich. Daten fließen ausschließlich von der Appliance zum Server bei printvision. Der Dienstleister erhält dadurch ein Abbild der Informationen. Das Original bleibt beim Kunden auf der Appliance, wo er sie selber einsehen und auswerten kann. Der Zugriff auf diese Daten erfolgt passwortgeschützt, übertragen werden sie SSL-verschlüsselt.

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