(30. Oktober 2018) „Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess”, dieses Zitat wird Thorsten Dirks zugeschrieben, dem früheren Vorstandsvorsitzenden der Teléfonica Deutschland. Das Problem am Begriff Digitalisierung ist, dass er allzu leicht als Worthülse dient, und vorhandene Probleme mehr vernebelt als klärt.

 

Kettnaker Ralf Quelle Iron MountainDer Bereich der Archivierung gibt Unternehmen jedoch die Chance, Digitalisierung ganz konkret anzugehen: Das Ausmerzen von Papier und die Verwandlung der Information, die das Papier enthält, in elektronisch ablaufende Geschäftsprozesse. Darüber, wieweit die Digitalisierung im weiteren Sinne in deutschen Unternehmen vorangeschritten ist, gibt der Monitoring-Report Wirtschaft DIGITAL 2018 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie Auskunft: Während zuletzt der Dienstleistungssektor deutliche Fortschritte machte, zeigt der Monitoring-Bericht 2018, dass auch die digitale Transformation der Industrie vorankommt. Mit 45 von 100 möglichen Punkten hat sich der Digitalisierungsgrad der deutschen Industrie um sechs Punkte im Vergleich zum Vorjahr verbessert. Die Studie zeigt aber auch: Mehr als ein Viertel der Unternehmen tut sich mit der Digitalisierung nach wie vor schwer. Mit einem Digitalisierungsindex von 21 bis 40 Punkten zählen 19 Prozent der Unternehmen zu den „digitalen Anfängern”. An knapp acht Prozent der Firmen – den sogenannten „digitalen Nachzüglern” – ist die Digitalisierung bislang weitgehend vorübergegangen.

Bytes statt Papier - Ein wesentlicher Schritt bei der Digitalisierung im Unternehmen
Der „Digital Office Index 2018” – eine repräsentative Befragung von über 1.000 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern des Digitalverbandes Bitkom e.V. konstatiert deutschen Unternehmen in puncto Aktendigitalisierung Ähnliches: bislang hat jedes vierte Unternehmen noch keine einzige Akte digitalisiert und nur sieben von zehn Unternehmen haben ihre Akten wenigstens teilweise digitalisiert. Dabei ist die Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens im engeren Sinne (also Bits und Bytes statt Papier) EINE wesentliche Grundlage für die Digitalisierung im weiteren Sinne (also der digitalen Transformation). Denn nur in Bits und Bytes gegossene Informationen lassen sich informationstechnisch weiterverarbeiten, so dass Prozesse optimiert, automatisiert und wirtschaftliche Vorteile realisiert werden können.

Die Umstellung auf papierlose Prozesse
Für die Umstellung auf papierlose Prozesse gibt es keine Blaupause. Gesunder Menschenverstand und aufmerksame Analyse der Abläufe im Unternehmen sind angesagt. Einen guten gedanklichen Leitfaden mit den wichtigsten Fragen hat Impulse zusammengetragen.
Wer keinen „garbage in, garbage out”-Prozess wünscht, muss genau hinsehen. Es geht nicht darum, jeden Papierschnipsel zu scannen und digital abzulegen. Die digitale Datenvorhaltung bietet vielmehr die Chance, Archive – vorschriftsgemäß – zu bereinigen und Dokumente auf einen möglichst hohen Digitalisierungsgrad zu heben, um dann Prozesse erneut durchdenken, optimieren, automatisieren und rechtssicher gestalten zu können. Hier finden häufig Workflow-Automation-Systeme, die es für die verschiedenen Unternehmensbereiche, wie zum Beispiel Personal, Buchhaltung oder Vertragsmanagement gibt, Einsatz.

Fazit
„Bits statt Papier” stellt einen wesentlichen Grundpfeiler der Digitalisierung dar. Die Digitalisierung im weiteren, auch gesellschaftlichen Sinne (mehr als drei Milliarden Menschen weltweit nutzen jeden Monat Social Media), nahm gewissermaßen hier ihren Anfang – sonst würden wir statt WhatsApp zu schreiben heute noch auf die Postkutsche warten.
„Mit der Umstellung von Papier auf digitale Datenvorhaltung lassen sich viele Prozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen optimieren. Gerade im Hinblick auf die DSGVO gewinnen Unternehmen an Rechtssicherheit, da Akten zentral vorgehalten werden und Aufbewahrungs- und Löschfristen mit Hilfe des Workflow-Automation-Systems sicher eingehalten werden können,” so Ralf Kettnaker (Bild), Business Consultant bei Iron Mountain.

http://www.ironmountain.de

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