(03. Juli 2019) Papier gehört weiterhin zum Büroalltag – trotz Digitalisierung. Ein Umstand, der dank technischer Alternativen nicht sein müsste.

Spielberg File Director

Das weiß Sascha Freiburg, Geschäftsführer der Spielberg Solutions GmbH aus Duisburg: „In vielen Unternehmen herrschen noch altmodische Ansichten was den Nutzen von Papier angeht. Ein gutes Electronic-Content-Management-System (ECM) schlägt Papier auf vielen Ebenen – und erhöht zusätzlich die Wirtschaftlichkeit in den Betrieben.“

Umweltbewusstsein
Papier verbraucht viele wertvolle natürliche Ressourcen. Selbst zur Herstellung von holzfreiem Papier werden Unmengen an Wasser benötigt, circa zehn Liter pro DINA-4-Blatt. „Es fällt oft das Argument, dass der Einsatz von DatenmanagementSoftware Energie verbraucht“, so Freiburg. „Aber die Computer laufen in den meisten Büros ja sowieso.“ Im Gegenteil können Unternehmen mit der Umstellung auf das papierlose Büro Strom sparen, da der Verbrauch bei Kopierern und Druckern zurück geht. 

Zeit- und Platzersparnis
Mitarbeiter sehen die Möglichkeit, mit mehreren Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten oder zwischen ihnen zu wechseln, als Vorteil von Papier im Arbeitsalltag an. Genauso, wie Notizen auf Ausdrucke zu schreiben oder zu heften. Das alles sind Anwendungen, die zum Standard des Dokumentenmanagement-Systems FileDirector von Spielberg gehören. „Wir passen unsere Software regelmäßig an die Bedürfnisse der Nutzer an“, so Freiburg. „In der aktuellen Version haben wir die Notiz-Funktion überarbeitet, sodass der Anwender nun ganz nach seinen analogen Gewohnheiten optische ,digitale Haftzettel‘ direkt in das Dokument einfügen kann.“ Dies vermeidet nicht nur den Druck von Dokumenten, es bietet auch einen Sicherheitsaspekt. Digitale Notizen können nicht verloren gehen. Außerdem kann definiert werden, wer im Unternehmen die Nachricht einsehen darf. „Der größte Vorteil eines ECM ist wohl die einfache Handhabung. Statt tausende Ordner per Hand im Archiv zu durchsuchen, übernimmt ein Algorithmus diese Arbeit in Sekundenschnelle – auf Stichwort.“ Nebenbei verschwinden die Regale voller staubiger Ordner.

Sicherheit geht vor
Der Sicherheitsaspekt ist wichtig für Unternehmen – und wird bei Software Lösungen oftmals kritisch gesehen. Diese Sorge kann Sascha Freiburg den Chefs nehmen: „Die Sicherheit von FileDirector wird über viele Wege gewährleistet, zum Beispiel über regelmäßige Backups oder Verschlüsselungen der Daten.“ Unternehmen, die weltweit agieren, können mit ECM-Systemen neben Papier auch Zeit einsparen, da „digitale Post“ lange Wege schnell zurücklegt. Internationale Grenzen bestehen kaum: „Die organisatorischen Probleme sind eigentlich überall auf der Welt identisch. Daher sind auch die digitalen Lösungen weltweit einsetzbar.“

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