(15. Juli 2019) Korrekte Buchhaltung gehört zu den täglichen To-Dos in jeder Branche. Ob Großkonzern oder Kleinunternehmer – das Finanzamt schaut immer genau hin, egal welche Geschäftsform ein Unternehmen innehält und wie viele Mitarbeiter es beschäftigt.

Schneider Frank Quelle selbstGerade Kleinunternehmer sollten sich dieser Aufgabe deshalb gewissenhaft widmen, da sorgfältige Buchhaltung unmittelbar mit dem Erfolg eines Betriebs in Verbindung steht. Doch in den letzten Jahren haben sich buchhalterische Tätigkeiten auf Grund von Digitalisierung und technologischem Fortschritt maßgeblich verändert. Für Kleinunternehmer bedeutet das vor allem eins: Eine neue Herausforderung.

Wer gehört überhaupt zur Gruppe der Kleinunternehmern?

Um grundlegende Thematiken der praktischen Buchführung zu klären, muss der Status einer Firma bekannt sein. Dies hängt in aller erster Linie mit dem Steuerrecht zusammen. Während sich viele Unternehmer an eine spezielle Regelbesteuerung halten müssen, entfällt bei Kleinunternehmer oft die Umsatzsteuer. Das kann ein großer Vorteil sein! Allerdings muss das Finanzamt rechtzeitig zur Unternehmensgründung ins Boot geholt werden. Wer sich bei den Rahmenbedingungen unsicher ist, sollte sich vorab umfassend über Rechte und Pflichten informieren. Nach § 19 des UstG bekommt ein Betrieb den Status eines Kleinunternehmens, wenn:

- der maximale Gesamtumsatz im Jahr der Antragsstellung die 17.500€ nicht übersteigt.
- der maximale Gesamtumsatz im Folgejahr die 50.000€ nicht übersteigt.

Rechtliche Basis: Was gilt für kleinunternehmerische Buchhaltung?

Kleinunternehmer müssen unter anderem diese Regeln beachten:

- Rechnungen: Sie müssen ordentlich verfasst sein und dürfen keine Informationslücken enthalten. Die Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, d.h. der Steuerbetrag am Ende der Rechnung entfällt. Selbstverständlich sollte dieser Umstand vermerkt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein Kleinunternehmer muss lediglich eine einfache Jahres-Umsatzsteuererklärung anfertigen.
- Gewinne: Ein Kleinunternehmen hat die Möglichkeit, die Gewinne auf simple Art und Weise zu ermitteln. Dafür müssen von der Summe aller Einnahmen einfach die Ausgaben abgezogen werden – natürlich nur als Bruttobeträge. Weder Inventur noch Vorratsvermögen müssen beachtet werden.
- Einnahmen-Überschussrechnung: Die EÜR gestaltet sich seit 2017 ein wenig komplizierter. Wegen Standardisierungsverfahren müssen Kostenarten nun genau aufgeschlüsselt und nach ihrem Typ summiert werden, so zum Beispiel Reise-, Fortbildungs- oder Verpflegungskosten. Buchhaltungsprofis raten deshalb nicht selten dazu, einen Einheitskostenrahmen zu erstellen, also auf eine doppelte Buchführung zurückzugreifen.

Im Zuge der Digitalisierung hat sich das Bundesfinanzministerium ebenso darauf geeinigt, ausnahmslos alle Unternehmer an das GoBD zu binden. Diese ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘ sollen einen einheitlichen Organisationsrahmen für gedruckte und digitale Daten bieten.

Wie funktioniert effektive Buchhaltung im digitalen Bereich?

In puncto GoBD gilt grundsätzlich: Eine umfangreiche Recherche ist auf jeden Fall ratsam. Das hilft vor allem dabei, die elektronische Datenverarbeitung sicher und rechtswirksam abzuwickeln, damit das Finanzamt im Nachhinein nichts zu beanstanden hat. Dem Unternehmer muss klar sein: Selbst wenn ein Steuerberater hinzugezogen wird, liegt die alleinige Verantwortung beim Firmeninhaber. Eine Buchhaltungssoftware kann hier weiterhelfen. Viele Kleinunternehmer benutzen meist die klassischen Office-Anwendungen wie Word oder Excel für ihre Buchhaltung, wissen aber nicht, dass diese Programme keinen GoBD-Richtlinien folgen. Wer abgesichert sein möchte, greift deshalb zu einer speziellen Software.

Autor und Foto: Frank Schneider

https://www.lexoffice.de/gobd/

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