(07. August 2019) Agile Methoden wie Scrum, Kanban und Co sind nicht nur angesagt und innovativ, sondern haben sich im Projektmanagement mittlerweile voll etabliert. Längst setzen nicht nur Start-ups, sondern auch große Unternehmen und Organisationen auf „agil“.

Agiles Projektmanagement Quelle ADITO Software

Folgende drei Kriterien helfen bei der Orientierung, welche Methode für die CRM-Einführung in Ihrem Unternehmen besser passt:

1. Kostensicherheit

Klassisches CRM-Projekt

Bei der klassischen Einführungsmethode wird eine Software konzipiert, entwickelt und ausgeliefert und nur noch durch kleinere Releases angepasst. Das sogenannte Wasserfall-Modell bietet auf den ersten Blick Kostensicherheit: Aufgrund der detaillierten Software-Spezifikation schätzt der CRM-Anbieter ab, wie viele Manntage zur Entwicklung nötig sind. In der Praxis kommt es bei umfangreichen CRM-jedoch immer wieder zu Änderungen. Müssen Prozesse vielleicht doch anders gestaltet werden? Passt das CRM auch dann noch zum Unternehmen, wenn sich Strukturen ändern? Kommen solche Fragen im Projekt auf, sollten Sie diese ernst nehmen und nicht um jeden Preis an der ursprünglichen Spezifikation festhalten. Muss die Spezifikation angepasst werden, ändert sich auch der Aufwand und die vermeintliche Kostensicherheit ist dahin. Deshalb gilt im klassischen Projekt: Die Kosten sind kalkulierbar, sofern sich nicht während der Umsetzung neue Anforderungen ergeben.

Agiles CRM-Projekt

Hier passt ein Entwickler-Team des Software-Anbieters die Software schrittweise an Ihre individuellen Anforderungen an. Oft starten Sie mit einem bestimmten Bereich, zum Beispiel dem Vertrieb oder dem Marketing, und setzen nacheinander die Anforderungen um. Den Arbeitsaufwand für die jeweiligen Bereiche ermittelt das Projektteam im Grobkonzept. In der Praxis werden Entwicklungsschritte in gut überblickbare Zeiträume gegliedert und der CRM-Anbieter veranschlagt etwa den Aufwand mit 20 Manntagen. So strukturierte einzelne Bereiche können Sie gut kontrollieren. Die Gefahr beim agilen Projekt besteht jedoch an anderer Stelle, denn oft kommt der Appetit beim Essen: Erste Bereiche werden sehr gut angepasst und dabei viele Funktionen umgesetzt, die „nice to have“ sind, aber eigentlich nicht vorgesehen waren. Dadurch können die verbleibenden Bereiche aus Kostengründen nicht entsprechend der eigentlichen Planung umgesetzt werden – oder nur mit einem höheren Kostenaufwand.

2. Zeitlicher Rahmen

Klassisches CRM-Projekt

Die Software konzipieren, entwickeln, ausliefern und kleinere Anpassungen vornehmen: So sieht der Ablauf bei der traditionellen Einführungsmethode aus. Für das Projektteam bedeutet das eine starke zeitliche Belastung zu Beginn des Projekts. Schließlich definieren die Beteiligten hier die Anforderungen, die Prozesse, das Lastenheft und die Spezifikation. Während der Umsetzung des Projekts ist der Aufwand für das Projektteam dann eher gering, bevor es vor Ende des Projekts wieder in eine heiße Phase geht: Es stehen das Testen der Lösung, eventuelle Änderungen und Schulungen an und nehmen einiges an Zeit in Anspruch.

Agiles CRM-Projekt

Die agile Methode geht iterativ vor: Auf Basis von Workshops wird in kurzer Zeit ein Prototyp entwickelt. Dieser deckt die Grundanforderungen bereits weitgehend ab. Weitere Anforderungen werden Schritt für Schritt in Workshops definiert und anschließend umgesetzt. Die Mitarbeiter sind so von Beginn an aktiv und dauerhaft eingebunden. Dadurch ist die agile Methode zeitintensiv und verlangt die stetige Mitarbeit des Teams. Der Vorteil: Weil Mitarbeiter die neue Lösung schrittweise testen und nutzen, ist die Akzeptanz der Software besonders hoch. So kann eine agile Methode wie Scrum für komplexe Projekte mit engem Zeitrahmen besser geeignet sein.

3. Geleistete Vorarbeit

Wenn Sie schon ein detailliertes Lastenheft erstellt und Ihre Zielprozesse definiert haben, stehen Ihnen grundsätzliche beide Projektmanagement-Methoden offen – mit der klassischen Variante kommen Sie aber unter Umständen schneller an Ihr Ziel. Anders sieht es aus, wenn Sie erst ein grobes Lastenheft haben, noch nicht alle Anforderungen definieren konnten oder wenn einige Prozesse noch nicht klar sind. Im Idealfall erledigen Sie die Vorarbeit vor Projektstart, in der Praxis sieht dies auf Grund der engen Zeitpläne jedoch oft anders aus. Hier kann der Vorteil beim agilen Vorgehen liegen: Sie erarbeiten die Detailanforderungen iterativ in Workshops und profitieren dabei von Ihrem bereits aufgebauten Vorwissen aus dem Projekt. Die so gemeinsam konzipierte Lösung wird für die Projektteilnehmer greifbarer.

Fazit: Vergessen Sie bei der Entscheidung die User nicht

Für welche Methode zur CRM-Einführung Sie sich entscheiden hängt von einer Reihe von Kriterien ab. Denken Sie neben den Kosten, dem zeitlichen Aufwand für das Projektteam und der bereits geleisteten Vorarbeit auch an die User-Akzeptanz: Hier liegt der Vorteil beim agilen Projekt, da die Anwender die neue Software Stück für Stück kennen lernen und stärker in den Einführungsprozess eingebunden sind. Beim klassischen Projektmanagement kommen die Anwender erst bei der Auslieferung mit der neuen Software in Kontakt. Da die CRM-Einführung oft mit veränderten Prozessen einhergeht, ist es umso wichtiger, für eine möglichste hohe Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern zu sorgen. Das gelingt mit gezieltem Projektmarketing und professionellem Changemanagement - stellen Sie dazu relevante Informationen zur Verfügung und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an mit ein.

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