(12. September 2019) Beim Erkennen und Extrahieren von handschriftlich ausgefüllten Formularen sind Scanproduktionen auf die Arbeit mit Menschen angewiesen. Wie sie diese Arbeit organisieren und mit Blick auf die DSGVO rechtlich absichern, das macht den Unterschied im Wettbewerb.

Unmuth Steffen ibml Quelle ibml

Mit Cloudservices und Crowdworkern können sie die Informationen in den Dokumenten schnell und günstig erschließen und die Leistungen pünktlichen an ihre Kunden liefern. Der Scanspezialist ibml zeigt wie es funktioniert.

Bei der Verarbeitung von handschriftlich ausgefüllten Formularen nutzen viele Scandienstleister und Poststellen die Leistungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Texte und Daten von den Dokumenten in die Datenbanken der nachfolgenden Systeme tippen.
In vielen Unternehmen haben diese Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze beim Dienstleister oder in der Poststelle. Andere Anbieter lassen ihre Formulare in Ländern mit niedrigeren Löhnen als in Europa und den USA lesen und transkribieren: So sind beispielsweise Indien und Mexiko für Services rund um Dokumentenerkennung und Dokumentenmanagement bekannt.
Doch mit DSGVO haben sich die gesetzlichen Vorgaben bei der Formularverarbeitung gedreht; das Outsourcing dieser Leistungen ins Ausland wird praktisch verboten. Alle Beteiligten sollten sich darüber im Klaren sein, dass es rechtlich nicht mehr möglich ist, elektronische Dokumente mit Klarnamen und persönlichen Daten an eine dritte Partei aus dem Haus zu geben.
Und der Einsatz von OCR-Software ist keine Alternative für die Arbeitskräfte an den Arbeitsplätzen der Scandienstleister oder der Servicepartner in Indien. Denn noch immer wird Handschrift von den OCR-Systemen nicht so gut und so zufriedenstellend erkannt, dass sie die Menschen an den Arbeitsplätze ersetzen könnte.
Als neuen Lösungsansatz bringen die Hersteller jetzt Cloudtechnologien und die Arbeit mit Crowdworkern in Spiel.

DSGVO verbietet das Verschicken von Dokumenten an Dienstleister
Das Konzept sieht vor, dass niemals ein vollständiges, digitales Dokument über die Netzwerke zur Schrifterkennung geschickt wird.
Die ibml-Software nimmt stattdessen die gescannten Dokumente entgegen, erkennt die handschriftlich ausgefüllten Felder und schneidet Schnipsel aus ihnen heraus. Die Lösung markiert Schnipsel mit einem Code als eineindeutiges Kennzeichen und fasst gleichartige Schnipsel als jeweils einen Job zusammen.
Über die Onlineschnittstelle werden diese Jobs in die Cloud geladen. Von hier aus übernehmen die Crowdworker. Die sind über die ganze Erde verteilt und greifen über ihren Onlinezugang auf die Jobs zu.
Sie lesen die Buchstaben und Zahlen und tippen sie in die Felder der Erkennungssoftware in der Cloud. Dann setzt die Software anhand der eineindeutigen Codierung die einzelnen Teile wieder zum Originaldokument zusammen.
Die Garantie von ibml: Keinem Crowdworker sind Rückschlüsse auf bestimmte Personen, Inhalte oder Dokumente möglich.

Sichere Auftragsabwicklung auch bei Peaks
Viele Leistungen von Scandienstleistern sind extrem saisonabhängig oder haben unerwartete Peaks. So gelten bei Banken und Versicherungen die letzten Monate eines Jahres als besonders aufwändig. Bei Marketingaktionen oder Produkteinführungen explodieren die Zahlen der Einsendungen – etwa von handschriftlich ausgefüllten Postkarten oder Gutscheinen – von einem Tag auf den anderen.
Doch auch unter extreme Bedingungen ist auf die Cloudlösung von ibml Verlass: Sie skaliert sich implizit; Produktionsleiter und IT-Administration müssen sich um nichts kümmern. Und je mehr Belege die Dienstleister zum Erkennen in die Cloud schicken, desto mehr Server werden sich dort automatisch verlinken.
Die Anwender können darauf vertrauen, dass die Crowdworker immer wach sind. Rund um die Erde arbeitet immer jemand an ihren Formularen und so sind die erkannten Informationen typischerweise bereits innerhalb von wenigen Minuten als Datensätze zurück.
Aber entscheidend ist, dass die Anwender diese Mitarbeiter in der Cloud überhaupt nicht sehen: Die Systeme des Herstellers ibml legen die digitalen Dokumente in das Modul „Crowdconnector“ und danach geschieht alles automatisch – am Ende schickt die Cloud alle Dokumente zusammen mit den erkannten und extrahierten Daten wieder zurück ins System.

Die Cloudanwendung verspricht den schnellen Return der Investitionen
Die Scandienstleister erhalten Planungssicherheit und ein stabiles Fundament bei der Angebotskalkulation. Sie können die pünktliche, vertragsgemäße und rechtlich einwandfreie Lieferung der erkannten Daten aus handschriftlich ausgefüllten Formularen garantieren. So stehen sie im Wettbewerb mit anderen Anbieter in der ersten Reihe.
Aber die echten Kostenvorteile zeigen sich bei der Infrastruktur, die der Dienstleister nicht mehr benötigen wird.
Sowohl Cloud wie auch die Crowdworker sind extrem skalierbar. Und in dem Moment in dem der Auftrag kommt, benötigt das Unternehmen keine zusätzlichen Arbeitsplätze, keine Software, keine Systemadministration und spart zudem die Personalkosten. Gleichgültig wie groß der Auftrag ist – die Jobs gehen in die Cloud und kommen schon nach wenigen Minuten zu nahezu einhundert Prozent erkannt, fertig und erledigt zurück ins System.

Beitrag: Steffen Unmuth (Bild) Sales Director Central & Eastern Europe, Middle East, Russia, ibml

www.ibml.com

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