(26. September 2019) Optimierung ist eines der aktuellen Schlagwörter. Unternehmen verbessern – selbstredend – permanent alles Mögliche – von Produkten und Services bis hin zur Produktion.

Schmitz Ralf Quelle ecoDMS

Sie kaufen zum Beispiel neue Technik, die einen Großteil der menschlichen Arbeit schneller und besser erledigen soll. Gleichzeitig lassen sie häufig die verwaltenden Bereiche unberücksichtigt. Dort werden noch immer mühsam Dokumente gesucht, Briefe zur Post gebracht und Papp-Ordner um Papp-Ordner gefüllt. Ob Angebote und Rechnungen schreiben, Personal managen oder Investitionen planen – schließlich werden die mit solchen Aufgaben betrauten Mitarbeiter zunächst nachrangig betrachtet, da sie scheinbar weniger wertschöpfende Arbeit verrichten. Dabei bildet eine gute Informationslogistik in diesem Bereich längst einen Grundpfeiler eines wettbewerbsfähigen Unternehmens.

Was der Markt fordert

Hintergrund ist, dass beispielsweise Kunden weitaus mehr erwarten als nur die Angabe eines genauen Lieferfensters bei der Bestellung von Produkten. Bei Rückfragen und/oder Beschwerden gehen sie davon aus, dass der zuständige Mitarbeiter über ihren Fall genauestens informiert ist und sofort Auskunft geben kann. Bewerber wollen wissen, ob ihre Unterlagen eingegangen sind und wie mit ihnen weiter verfahren wird. Hinzu kommen Auskünfte, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben jederzeit möglich sein müssen. Dies betrifft unter anderem buchhalterische und personenbezogene Daten – um nur einige Beispiele zu nennen.

Voraussetzung für die Erfüllung dieser Anforderungen ist, dass die zuständigen Mitarbeiter unmittelbar auf alle dafür relevanten Informationen zugreifen können. Dazu können Stammdaten genauso zählen wie Rechnungen und Schriftwechsel, die aus anderen Quellen stammen. Damit dies möglich ist, ist es ein guter Ansatz, sämtliche Dokumente zu digitalisieren und in ein zeitgemäßes Dokumentenmanagementsystem zu überführen. Dort lassen sie sich den Anforderungen des Unternehmens entsprechend organisieren. Beispielsweise können sie in bestimmte Formate umgewandelt werden, es lassen sich Kategorien und Zugriffsrechte vergeben.

Erfolgsentscheidende Vorteile

Korrekt organisiert, ist jedes Dokument im Dokumentenmanagementsystem langfristig lesbar und sicher verwahrt. Jede Änderung lässt sich lückenlos nachvollziehen. Zudem sind die Dokumente leicht wiederauffindbar. Das hilft nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern optimiert gleichzeitig die Arbeit im Unternehmen. Mehrere Nutzer können parallel und zudem ortsunabhängig auf die jeweils aktuelle Version zugreifen, wodurch unnütze und teure Doppelarbeit vermieden wird.

Vor allem aber kann ein flexibles Dokumentenmanagementsystem mit verschiedenen anderen Lösungen verknüpft werden, von der Buchhaltungssoftware über das ERP-System bis hin zur Zeiterfassung. Dadurch wird die Automatisierung von informationsbasierten Prozessen möglich und darum geht es bei der Digitalisierung. Sie macht Informationen quasi in Echtzeit verfügbar, dort, wo sie benötigt werden. Und das zahlt sich aus – in Form von in Anspruch genommenen Skonti beim unmittelbaren Bezahlen von Rechnungen, aber auch in Form von zufriedenen Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und Bewerbern. Somit bilden digital optimierte Verwaltungstätigkeiten eine Grundvoraussetzung für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Ohne sie führen weder neue Produkte und Services noch eine automatische Produktion noch andere Optimierungen zu einem Erfolg, der zählt.

Autor: Ralf Schmitz (Bild), Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH

www.ecodms.de

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