(24. Oktober 2019) Administrativer Aufwand aufgrund ineffizienter Prozesse kostet deutsche Unternehmen durchschnittlich vier Prozent ihrer Wertschöpfung. Laut einer aktuellen Studie würden kleine und mittelständische Firmen von der Automatisierung manueller Verwaltungsabläufe besonders stark profitieren.

Zipser Andreas Sage

Stündlich büßt die deutsche Volkswirtschaft rund 3,4 Millionen Euro infolge ineffizienter Verwaltungsprozesse ein. Hochgerechnet auf das laufende Jahr summiert sich dieser Verlust auf etwa 30 Milliarden Euro. Dies geht aus einer aktuellen Studie von Yougov im Auftrag von Sage hervor. Das Meinungsforschungsinstitut hat dafür im Februar 2019 fast 3.000 Entscheider in zwölf Ländern auf fünf Kontinenten befragt. Rund um den Erdball belaufen sich die Einbußen wegen mangelnder Verwaltungseffizienz auf etwa eine halbe Billion Euro – was einem Anstieg von 2,6 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht.

Vom Wertbeitrag administrativer Prozesse
Die Ursache für diesen Rückschritt liegt der Yougov-Studie zufolge in der Tatsache begründet, dass Digitalisierungsinvestitionen in den vergangenen Jahren vorrangig in direkt wertschöpfende Unternehmensbereiche flossen – etwa in die Fertigung, Produktentwicklung oder Kundenbetreuung. Demgegenüber werden Verwaltungsaufgaben, denen kein unmittelbarer Anteil an der Wertschöpfung zugeschrieben wird, vielerorts noch manuell erledigt – beispielsweise in der Buchhaltung und der Personalwirtschaft.
In Deutschland ist dies insbesondere in mittelständischen Firmen der Fall. Auf den ersten Blick erscheint es durchaus nachvollziehbar, dass ein Unternehmen sein meist begrenztes Digitalisierungsbudget so weit wie möglich auf wertschöpfende Kernprozesse konzentrieren will. Andererseits beeinträchtigt die Zurückstellung administrativer Abläufe bei der digitalen Transformation unter Umständen die dadurch erzielten Effekte: Wie passt es zum Beispiel zusammen, wenn die Mitarbeiterproduktivität dank zeitgemäßer Collaboration-Technologien steigt, gleichzeitig aber ein Reise- oder Urlaubsantrag immer noch umständlich von Hand ausgefüllt werden muss. Die Zeit, die ein Beschäftigter mit Papierformularen verbringt, schmälert selbstverständlich seine Produktivität – vom nachfolgenden Bearbeitungsaufwand in der Personalabteilung erst gar nicht zu reden.
Die meisten Ressourcen binden laut Studie übrigens nicht-automatisierte Routineaufgaben im Controlling, insbesondere die manuelle Zahlungseingangskontrolle. Dicht darauf folgt der Umgang mit konventionellen Personalakten sowie das Anlegen von Schicht- und Einsatzplänen auf Papier oder mit selbstentworfenen Excel-Sheets.
Tatsächlich entfallen in der Bundesrepublik durchschnittlich 3,9 Prozent aller geleisteten Arbeitsstunden auf unproduktive administrative Tätigkeiten. Im vorigen Jahr betrug dieses, der eigentlichen Wertschöpfung entzogene, Zeitkontingent noch 3,7 Prozent. Das bedeutet, dass der Zeitaufwand für nicht wertschöpfende Verwaltungsaufgaben von 2018 bis 2019 um 5,4 Prozent zunahm. Im Ländervergleich der Studie verzeichnet Deutschland hierbei mit Abstand den stärksten Anstieg – wobei der absolute Arbeitszeitverlust als Folge unproduktiver Tätigkeiten in Spanien nach wie vor am größten ist.

Effizienzpotentiale der Digitalisierung ganzheitlich und unternehmensweit nutzen
Unterschiede zeigen die deutschen Umfrageergebnisse insbesondere im Hinblick auf die Unternehmensgröße: Während viele Firmen im gehobenen Mittelstand und fast alle Großkonzerne ihre verwaltungstechnischen Abläufe im Controlling und HR-Management bereits weitgehend digitalisiert haben, hinken KMU meist noch hinterher. Dieses Firmensegment weist somit im administrativen Bereich das größte Optimierungspotenzial auf.
Als Ansatzpunkt dafür empfiehlt sich beispielsweise eine digitale Buchhaltungslösung mit elektronischer Rechnungsbearbeitung und automatisierter Zahlungseingangskontrolle. Hiermit oder mit einer innovativen Personalmanagementsoftware können KMU Produktivitätseffekte, die sich durch die digitale Transformation anderer Betriebsprozesse ergeben haben – beispielsweise in der Produktion durch den Einsatz einer modernen ERP-Software – auch auf die Bereiche Finanzen und Personal ausweiten. So entfällt beispielsweise nach der Implementierung eines digitalen Mitarbeiterportals der Aufwand rund um das lästige Ausfüllen und spätere Bearbeiten von Papierformularen. Gleichzeitig wird der Produktivitätsgewinn aus anderen Digitalisierungsmaßnahmen nicht mehr durch diesen Zeitverlust geschmälert.
Für Unternehmen bedeutet dies letztlich also produktivere und daher auch zufriedenere Mitarbeiter. Die hier beschriebenen administrativen Prozesse sind zwar nach wie vor nicht als unmittelbar wertschöpfend einzustufen. Gleichwohl hat deren Digitalisierung einen beträchtlichen Einfluss auf die Wertschöpfung eines Unternehmens. Denn diese setzt wertvolle Ressourcen frei, die zu steigender Produktivität, flexiblerer Arbeitsorganisation und letztlich zu höherer Wettbewerbsfähigkeit führen.

Autor und Bild: Andreas Zipser, Managing Director Central Europe bei Sage

www.sage.de

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