(29. April 2020) Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten. Der klassische Job mit festen Anwesenheitszeiten im Büro weicht zunehmend freieren Modellen.

Enders Tobias GMS Global Media Services Quelle GMS Global Media Services

Während die Arbeitswelt flexibler geworden ist, sind Büroräume häufig nicht voll ausgelastet. Doch gerade in Ballungsgebieten schlägt jeder Quadratmeter teuer zu Buche. Viele Unternehmen fragen sich aktuell, wie sie Kosten sparen und die Bürofläche verdichten können. Gefragt sind intelligente Raumkonzepte, die eine bedarfsgerechte Nutzung ermöglichen.

Tobias Enders (Bild), CEO von GMS Global Media Services, erklärt: „Das Smart Office macht Dinge, die man vorher nur abschätzen konnte, messbar. So können Unternehmen datenbasierte Entscheidungen treffen.“ Aber wie startet man besten und worauf sollte man achten?

1. Use Case first, Technik second

Um ein Smart-Office-Projekt umzusetzen, benötigt man die passende Hard- und Software. Sensoren messen die gewünschten Parameter und senden ihre Daten an eine IoT-Plattform. Dort werden sie gesammelt und ausgewertet. Auf Basis der Analyseergebnisse erfolgt die automatisierte Steuerung von Systemen und Geräten. Welche Komponenten am besten geeignet sind, hängt jedoch immer vom Use Case ab. Bevor Unternehmen sich Gedanken über die Technik machen, sollten sie also immer erst klären, welche Ziele sie eigentlich erreichen möchten und was der beste Weg dorthin ist.

Die Wahl der Technik hängt unter anderem davon ab, wie genau die Messung sein soll. Auch die Umgebungsbedingungen spielen eine wichtige Rolle. In einem Neubau kann man zum Beispiel moderne Lampensysteme installieren, in denen bereits vielfältige Sensorik integriert ist. In einer Retrofit-Situation gilt es dagegen Lösungen zu finden, die sich in die bestehende Gebäudetechnik integrieren lassen. Dabei geht es auch darum, möglichst kabellos zu vernetzen und Batteriewechsel in den Sensoren zu vermeiden.

2. Modulare und skalierbare IoT-Plattform einsetzen

Anschließend wird die geeignete Hard- und Software ausgewählt und installiert. Die Spezialisten bringen Sensoren an, binden sie ein und passen die IoT-Plattform an die individuellen Bedürfnisse an. Das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis ergibt sich, wenn man eine leistungsfähige, skalierbare Standard-Software einsetzt, die sich zusätzlich noch modifizieren lässt. Ein Beispiel wäre die Cloud-basierte Lösung Thing-it des Bad Homburger PropTech Thing Technologies. Dabei empfiehlt es sich, auf bewährte Best Practices zurückzugreifen, statt zu großen Aufwand für Eigenentwicklungen zu betreiben.

3. Auf Datensicherheit und Datenschutz achten

Um Smart-Office-Funktionen zu realisieren, werden Daten gesammelt und ausgewertet. Aber sobald Daten sich einer konkreten Person zuordnen lassen, fallen sie unter die DSGVO. Unternehmen müssen also penibel darauf achten, dass sie die Datenschutzrichtlinien einhalten. Für eine Auslastungsanalyse sind ohnehin keine personalisierten Daten erforderlich. Meist reicht es aus, die Ergebnisse in einer Heat Map darzustellen, die keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulässt.

Von Anfang an sollten der Betriebsrat und die IT-Security-Abteilung in das Smart-Office-Projekt eingebunden sein. Denn sowohl die Unterstützung der Belegschaft als auch angemessenere Schutz gegen Cyber-Risiken sind entscheidend für den Erfolg. Um späteren, erhöhten Aufwand zu vermeiden, sollte die Cyber-Sicherheit schon in der Konzeption mitgedacht werden.

4. Systemintegratoren mit ins Boot holen

Es empfiehlt sich, ein Smart-Office-Projekt gemeinsam mit einem spezialisierten Systemintegrator durchzuführen, der Erfahrung in der Digitalisierung von Räumen und Gebäuden hat. Er kann umfassend beraten, kennt die verfügbaren Technologien und kann sie vor Ort installieren. Außerdem unterstützt er den laufenden Betrieb mit Supportleistungen und Managed Services. Für international aufgestellte Unternehmen ist es vorteilhaft, einen Partner mit einem globalen Netzwerk zu wählen. Denn auf diese Weise lassen sich Smart-Office-Lösungen, die man bereits in einem Land eingeführt hat, gut auf andere Standorte übertragen.

5. Klein starten und risikofrei skalieren

Mit dem Thema Smart Office beschäftigen sich aktuell alle größeren Unternehmen. Ein Pilotprojekt setzt jedoch auch immer etwas Experimentierfreude voraus. Deshalb empfiehlt es sich, an einem kleineren Standort zu starten und das Projekt anschließend weiter auszurollen. Wichtig ist auch schon bei kleinen Pilotprojekten über die spätere Skalierbarkeit nachzudenken. Im Bereich Software ist dies in der Regel kein Problem. Hardware sollte aber nach Möglichkeit auch international verfügbar sein, um standortübergreifend eine einheitliche Installation und Services für den laufenden Betrieb zu erhalten.

www.gms-mediaservices.de

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