(05. Mai 2020) Durch die COVID-19 Pandemie ist die Großzahl der Unternehmen derzeit auf Homeoffice umgestiegen und auch in Zukunft werden voraussichtlich Schichtsysteme mit einer reduzierten Anzahl physisch anwesender Mitarbeiter das Büroleben der nächsten Monate prägen.

Barco ClickShare Meetings Studie Quelle Barco ClickShare

Mitarbeiter können so meist nur virtuelle Besprechungen durchführen. Doch in vielen Unternehmen laufen diese virtuellen Meetings noch immer ineffizient ab. Jeder dritte Büroangestellte empfindet virtuelle Besprechungen als Zeitverschwendung, so die neue Barco ClickShare Studie, die 1500 Büroangestellte zu virtueller Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen befragt hat. Die Studie hat die acht größten Herausforderungen identifiziert sowie Empfehlungen entwickelt, diese zu meistern.

1. Kürzere Meetings mit relevanten Teilnehmern
78% der Büroangestellten gaben an, dass sie Meetings präferieren, die kurz sind. Um Zeit am effizientesten zu nutzen, sollten virtuelle Meetings in einer kleinen Gruppe von etwa 2-4 Personen nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Darüber hinaus empfanden 74% der Befragten virtuelle Meetings als effizienter, bei denen weniger Menschen teilnahmen. Kleinere Meetings mit relevanten Schlüsselpersonen helfen nicht nur dabei die Meetingzeit zu reduzieren, sondern auch die Beteiligungsbereitschaft von Mitarbeitern zu erhöhen.

2. Ziele und Zweck kommunizieren
Soll eine wichtige Entscheidung getroffen werden, eine Idee entwickelt oder ein Update über neue Entwicklungen gegeben werden? 74% der Mitarbeiter finden, dass eine Besprechung ein Ziel haben und nach dem Erreichen dieses Ziels direkt beendet werden sollte. Das Fehlen von klaren Zielen führt besonders bei virtuellen Besprechungen dazu, dass Mitarbeiter hinter ihrem Laptop unkonzentriert sind und nicht zielorientiert an Meetings teilhaben können (55%). Daher ist es wichtig Ziel und Zweck eines Meetings nicht nur festzulegen, sondern auch im Voraus an alle Teilnehmer zu kommunizieren.

3. Virtuelle Schnittstellen wie ClickShare Conference verbinden mehrere Kommunikationslösungen
Ein weiteres Problem bei der Durchführung von virtuellen Meetings sind Probleme bei der Verbindung verschiedener Konferenzsystemlösungen (49%). Im Durchschnitt verwenden Mitarbeiter regelmäßig sechs verschiedene Konferenzlösungen in den Meetings, an denen sie teilnehmen. Der Umstieg auf 'Bring Your Own Meeting'-Technologien, also Schnittstillen für die automatische Verbindung verschiedener Technik und Softwarelösungen, sorgen für die reibungslose Integration von Software und Endgeräten verschiedener Hersteller. Sie sparen so Zeit, die sonst für das Einrichten und Verbinden verschiedener Konferenzlösungen verwendet worden wäre.

4. Größerer Flexibilität zwischen Büro und Home Office in der Zeit nach Corona ermöglichen
Immer mehr Mitarbeiter (59%) entscheiden sich aktiv dafür, im Home Office von ihren eigenen Geräten mit eigenen Konferenzsystemen zu arbeiten, anstatt die Technologie oder Software zu verwenden, die ihr Unternehmen bereitstellt. Indem es Mitarbeitern ermöglicht wird, in einer für sie am bequemsten und zugänglichsten Konferenzlösung zu arbeiten, wird ihre Produktivität gesteigert. Unternehmen sollten sich stärker von einer bürobasierten Belegschaft wegbewegen und zu einer flexibleren Struktur übergehen, in der die Mitarbeiter vom Büro oder von zu Hause aus arbeiten und zusammenarbeiten können. Denn virtuelles Arbeiten ist kein Hindernis für eine effektive Zusammenarbeit, sondern bringt viele Vorteile mit sich.

5. Video statt Audio und Einsatz von Multimedia
Eine Möglichkeit um Meetings interaktiver zu machen und Mitarbeiter zu mehr Beteiligung anzuregen, ist der Einsatz von Videokonferenzen im Vergleich zu Audiokonferenzen. 88% der Befragten bevorzugen Videokonferenzen im Vergleich zu Besprechungen, die nur auf Audio basieren. Auch der Einsatz von Multimedia und Präsentationen während Meetings erhöht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer bei Meetings (74%).

6. Meetingkultur: Ablenkungen und Nebenbeschäftigungen verbannen, Hintergrundgeräusche minimieren
Mehr als 70% der Befragten gaben an, ihre E-Mails regelmäßig während Meetings zu lesen. Dabei laden gerade virtuelle Besprechungen, bei denen man vor dem Laptop sitzt, dazu ein, nebenbei auch andere Aufgabe zu erledigen oder im Internet zu surfen. Unternehmen sollten klare Regeln für eine effiziente Meetingkultur einführen, darunter auch Punkte wie der Verzicht auf Essen während Meetings oder die Aktivierung der Stummschaltung für Personen, die gerade nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren.

7. Agenda, wichtige Materialien und Präsentationen teilen
Um einen reibungsloseren und zielorientierten Ablauf von Meetings zu ermöglichen, sollten neben Zweck und Ziel eines Meetings auch die Agenda sowie wichtige Materialien und Präsentationen bereits vor der Besprechung geteilt werden, damit Mitarbeiter sich besser auf diese vorbereiten können. Drei von vier Befragten empfanden Meetings als effizienter, wenn dies der Fall war.

8. Rollen und Moderator
Besonders bei größeren virtuellen Meetings schweift die Diskussion oft von der zielorientierten Erreichung der Meetingziele ab. Im Durchschnitt werden so 28% der Zeit von Meetings mit dem Besprechen von irrelevanten Themen und Small Talk verschwendet. 71% der Mitarbeiter sagen, dass Rollenzuweisungen wie ein Moderator, der durch das Meeting führt, helfen können, die Besprechung wieder auf die Erreichung des Meetingziels zurückzuführen.

Methodik Umfrage unter 1.500 Büroangestellten aus: Europa, dem Pazifikraum, USA und Indien; aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmen mit unterschiedlicher Größe, Befragte (Deutschland: 187| UK: 177 | Frankreich: 186).

www.barco.com

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