(03.06.2020) Mobile Security Experte Marco Föllmer (Bild) von der EBF GmbH erklärt, wie Unternehmen die langfristige Implementierung des Homeoffice-Modells gelingt.

Marco Föllmer, Geschäftsführer der EBF GmbH, Quelle: EBF GmbHDas mobile Arbeiten bringt nicht nur in der aktuellen Lage viele Vorteile. Mitarbeiter gewinnen hierdurch an Flexibilität und Abwechslung, Unternehmen profitieren von motivierteren Mitarbeitern und erhöhen ihre Arbeitgeberattraktivität. Denn der Wunsch, aus dem Homeoffice zu arbeiten, wird von Mitarbeitern immer häufiger geäußert.

Das zeigt auch eine Umfrage des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt), bei der mehr als zwei Drittel der befragten Arbeitnehmer angaben, dass sie auch nach der Corona-Krise mehr vom Homeoffice Gebrauch machen möchten. Dieser Wunsch bestand bei vielen zwar auch schon vorher, hat sich durch die Krise aber noch einmal verstärkt, da nun viele erleben konnten, was die Vorteile des Modells sind. Und zwar sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Schließlich werden auch viele Unternehmen überrascht festgestellt haben, dass die Arbeit im Homeoffice gut gelingt. Bisher waren einige Arbeitgeber hier etwas skeptisch. Das zeigt sich auch daran, dass 39% der vom bdit befragten Homeoffice-Neulinge angaben, bisher nicht aus dem Homeoffice gearbeitet zu haben, weil ihre Arbeitgeber dies schlicht nicht erlaubten. Der Anteil dieser Unternehmen wird – vorangetrieben durch die Erfahrungen aus der Corona-Krise – zukünftig womöglich sinken. Und das sollte er auch, da die Option auf einen mobilen Arbeitsplatz für Arbeitnehmer und -geber ein großer Gewinn sein kann.

Bereits jetzt – in einer Situation, in der viele Unternehmen noch nicht optimal darauf vorbereitet waren – sind laut der Studie 39% der Befragten mit der Arbeit im Homeoffice sehr zufrieden und weitere 42% eher zufrieden. Wird das Homeoffice-Konzept erst richtig umgesetzt, so lässt sich die Zufriedenheit noch weiter steigern und auch die Sicherheit sowie die Produktivität erhöhen. Hierfür bedarf es einigen Überlegungen und Vorbereitungen.

Den Spagat im Homeoffice meistern

Ziel ist es, den digitalen Arbeitsplatz genauso sicher und effizient zu gestalten wie den stationären. Dabei muss ein Spagat zwischen Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Aufwand für die IT gelingen, damit sensible Daten geschützt werden und eine hohe Nutzerfreundlichkeit gewährleistet wird. Letzteres wirkt sich dann auch positiv auf die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter aus.

Entscheidet sich ein Unternehmen, das Homeoffice als Arbeitsmodell zu implementieren, so gilt es zunächst, einige strategische Fragestellungen zu klären. Dazu gehört die Definition, wer, wann und zu welchem Zweck zu Hause arbeiten soll, welche Prozesse hier abgebildet werden sollen, welche Anwendungen und Zugriffe hierfür notwendig sind und wie gewährleistet werden kann, dass Serverkapazitäten ausreichen, um ein erhöhtes Aufkommen abzubilden.

Im nächsten Schritt muss festgelegt werden, welche Geräte die Mitarbeiter hierfür benötigen. Ist die Arbeit nur mit unternehmenseigenen Geräten erlaubt und sind diese bereits vorhanden oder dürfen auch private Geräte genutzt werden? Wenn ja, wie werden diese sicher eingebunden? Wie wird bei Geräten, die beruflich und privat genutzt werden, eine Trennung von privaten und beruflichen Daten gewährleistet? Anwendungen, die Daten verschlüsseln und so speichern, dass sie eine private Verarbeitung von beruflichen Daten unterbinden, können hierbei helfen. Auch zu klären ist, wie heterogen die Gerätelandschaft sein darf, damit die Komplexität nicht zu groß wird. Denn auf einem Windows- oder Android-Gerät lässt sich die Sicherheit von Daten anders realisieren als auf einem macOS- oder iOS-Gerät.

Um das zu erreichen, bedarf es einer zentralen Verwaltungsmöglichkeit für die Geräte. Unternehmen sollten in der Lage sein, Sicherheitskonfigurationen durchzusetzen und Anwendungen sowie Zugriffe zu verwalten. Unified Endpoint Management-Systeme (UEM-Systeme) stellen hierfür eine gute Möglichkeit dar und helfen, Geräte unabhängig vom Betriebssystem umfassend zu verwalten und für eine hohe Sicherheit bei überschaubarem Aufwand für die IT zu sorgen.

In einem weiteren Schritt ist festzulegen, wie der Zugriff auf die Geräte selbst, aber auch wie die Kommunikation zwischen dem Gerät und den IT-Systemen in einem privaten WiFi, in das sich die meisten zu Hause einwählen, abgesichert werden kann. VPN-Lösungen sind für Letzteres eine etablierte Lösung und schützen den Datenverkehr vor Unbefugten. Einige VPN-Lösungen bieten zugleich auch die Möglichkeit, Verbindungsabbrüche zu überwinden und auch bei schlechten Verbindungen dafür zu sorgen, dass beispielsweise eine Videokonferenz mit guter Qualität und ohne Unterbrechung durchgeführt werden kann.

Nachdem strategische, technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Fragen beantwortet wurden, ist der Fokus auf die Nutzerfreundlichkeit zu richten. Kommt zum Beispiel bei jedem Zugriff auf eine Anwendung die Multi-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz, so wird die Akzeptanz von Mitarbeitern sinken. Durch die Nutzung von „Softtoken“, die über eine App generiert werden können, ist dies mittlerweile zwar deutlich einfacher möglich als mit physischen Token-Generatoren. Nichtsdestotrotz ist die Eingabe von Benutzername und Passwort sowie einem zweiten Faktor auf Dauer lästig. Hierfür gibt es Möglichkeiten, in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel Gerät, Anwendung und Nutzer ein weniger restriktives Authentifizierungsverfahren einzusetzen. Dies lässt sich ebenfalls über ein UEM-System realisieren und das Erlebnis der Mitarbeiter dadurch deutlich steigern.

Fazit: Es gibt also gute Möglichkeiten, um das Homeoffice als Arbeitsmodell zu etablieren und dabei sowohl für eine hohe Sicherheit als auch für einen hohen Nutzerkomfort zu sorgen. Unternehmen sollten dies nicht nur tun, um für Krisen-Situationen gerüstet zu sein, sondern vor allem auch, um dem Wunsch von Arbeitnehmern nachzukommen. Denn letztendlich profitieren auch die Unternehmen davon, da sie ihre Arbeitgeberattraktivität steigern und die Produktivität und Motivation ihrer Mitarbeiter erhöhen.

http://www.ebf.com/

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