(05.08.2020) Für jedes Unternehmen zählt die Einführung eines ERP-Systems zu den komplexesten und risikoreichsten Projekten, die es aufgreifen kann. Das gilt für multinationale Firmen ebenso wie für kleine. Die Anpassung der realen Geschäftsprozesse an die gewählte ERP-Software ist für einen Betrieb dabei die größte Herausforderung.

ERP-Systeme sind modular aufgebaut und erleichtern deshalb ihren Anwendern eine individuell sinnvolle Nutzung. Trotzdem ist es empfehlenswert, dass Unternehmen vor Einführung der Software eine Analyse ihres Status Quo durchführen. Auf diese Weise werden Probleme von Anfang an sichtbar. Damit die Umsetzung der ERP-Einführung gelingt, braucht es zudem ein stabiles Team und eine professionelle Vorbereitung.

Folgende Checkliste kann zu Beginn wertvolle Orientierung bieten:

  • Gibt es eine aktuelle zentrale Datenbasis?
  • Ist Personal verfügbar?
  • Sind Geschäftsprozesse dokumentiert?
  • Wie ist der Informationsaustausch geregelt?
  • Werden Geschäftsprozesse konsequent ins System eingepflegt?

Phase der Vorbereitung
In der Phase der Vorbereitung nehmen alle Akteure sowohl die Geschäftsprozesse als auch die Systemabläufe des Unternehmens unter die Lupe bzw. werten diese hinsichtlich der unterschiedlichen Funktionalitäten einer ERP-Software aus. Unternehmer müssen deshalb ihre Daten auf dem neuesten Stand haben und sich klar machen, was sie mit der ERP-Einführung beispielsweise für die eigene Buchhaltung erreichen wollen.

An dieser Stelle ist es wichtig, Mitarbeiter aus den relevanten Abteilungen einzubeziehen. So stellt das Management sicher, das sich ihr Personal mit der geplanten Veränderung einverstanden erklärt. Gleichzeitig fördert es deren Motivation, sich leichter auf Fragen und Anregungen einzulassen, die eine ERP-Einführung aufwirft.

Kommunikationsstärke
Bei der Auswahl der Projektmitarbeiter sollten deren fachliche Qualifikation, aber auch ihre Soft-Skills im Vordergrund stehen. Denn für IT-Projekte dieser Art ist eine hohe Kommunikationsfähigkeit gefragt. Anforderungen wie Methodik, Dokumentationsfähigkeit und Disziplin der Projektmitarbeiter sind ebenfalls sehr wichtig.

Die Projektleiter haben die Aufgabe, die Motivation der Key-User im Team aufrecht zu erhalten, aber auch die Moderation zu übernehmen. Sie benötigen neben den notwendigen Fachkenntnissen unbedingt Erfahrung in der Einführung von ERP.

Die Unternehmensleitung beauftragt häufig einen externen ERP-Berater, der diese Leitungsfunktion übernimmt. Aufgrund seiner Unabhängigkeit gegenüber ERP-Anbietern kann er auch die Interessen des Unternehmens besser schützen. Ein professioneller Berater spart einem Unternehmen bereits in der Vorphase manchmal bis zu sechsstellige Euro-Beträge. Denn der Aufbau von ERP-Modulen, Lizenzmodelle und die Funktionsweisen angebotener ERP-Varianten bergen oft viele Kostenfallen.

Projektziele genau definieren
Das Projekt-Team sollte schließlich alle relevanten Ziele einer ERP-Einführung schriftlich fixieren und einen Zeitplan realistisch einschätzen. Auf dieser Basis können die Teammitglieder eine Prioritätenliste erarbeiten und das Projekt in kleine übersichtliche Schritte einteilen. Generell ist es sinnvoll, dass sie im Rahmen des Projektes auch eine Risikoeinschätzung treffen. Dazu zählt beispielsweise

  • Wo liegen die kritischen System- bzw. Geschäftsprozesse?
  • Welche Unternehmensbereiche müssen wann betriebssicher funktionieren?
  • Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden?

Ein erfolgreiches Projektkonzept zur Einführung von ERP-Software muss eine klare Vorgehensweise formulieren und sollte unter anderem folgende Punkte berücksichtigen:

  • Eine Stärken- und Schwächenanalyse durch externe Berater bzw. Selbsteinschätzung
  • Hervorheben kritischer Stammdaten
  • Zusammenfassen planungsrelevanter Ist-Daten, z.B. Kapazitätsauslastung der Produktion
  • Auflisten nachvollziehbarer Projektmeilensteine, inklusive genauer Dokumentation
  • Festlegen organisatorischer Änderungen innerhalb der bestehenden Struktur

Solch eine Vorbereitung braucht Zeit und kann – je nach Aufgabenstellung – Monate in Anspruch nehmen. Doch hiermit legen die Projektleiter bzw. Unternehmer das Fundament, um Problemthemen bereits im Vorfeld zu begegnen und im Anschluß die infrage kommenden ERP-Systeme zu prüfen.

Sinnvolle Bedarfsanalyse
Basis für alle weiteren Entscheidungen im Unternehmen ist das sogenannte „Lastenheft“. Darin sind die Anforderungen des Unternehmens an ein ERP-System genau beschrieben. Solch eine Bedarfsanalyse ist sinnvoll und vermittelt den unterschiedlichen Software-Anbietern ein Bild über die erforderlichen ERP-Module mit entsprechenden Funktionalitäten.

Beispielsweise ermöglichen ERP-Module zur Buchhaltung ihren Anwendern die Verwaltung mehrer Firmen bzw. Zweigniederlassungen. An dieser Stelle kommt wieder der unabhängige Berater ins Spiel, weil er den jeweiligen Abteilungen im Unternehmen in Form eines Frage-/Antwort-Verfahrens bei der Erstellung eines Planwerks helfen kann.

Erst wenn alle relevanten Geschäftsprozesse analysiert sind, sollten sich die Unternehmensentscheider das ERP-Produkt ihrer Wahl anbieten lassen bzw. es beauftragen.

Übrigens: Nach dem offiziellen Start ist der Status des Projektes regelmäßig bekannt zu geben. Projektleiter sollten auch nicht direkt betroffene Mitarbeiter informieren und solchermaßen deren grundsätzliches Verständnis für bevorstehende Änderungen sichern.

Einführungsphase
Wurden die Stammdaten in einer fest definierten Testumgebung erfolgreich eingepflegt, kann das Projekt-Team anschließend diverse Szenarien aus dem Betriebsalltag durchspielen. Diese Zeit sollten Projektleiter und Team-Mitglieder unbedingt einplanen, weil sich so die Machbarkeit des Systems erkennen lässt und sie nötige Korrekturen noch durchführen können. Deshalb sollte jene Testphase einen strukturierten Handlungsplan verfolgen. Auch hier bewährt sich ein unabhängiger ERP-Berater: Er fokussiert den Blick auf das Wesentliche und erkennt erste Hürden.

Der nächste Schritt hängt vom Umfang der Unternehmensstammdaten ab. Mindestens vier Wochen vor dem Echtbetrieb pflegen nun alle Projektbeteiligten die Daten in das jungfräuliche ERP-System ein. Ab jetzt besteht die letzte Möglichkeit, sich von Altlasten zu trennen.

Echtstart des neuen ERP-Systems
Mit dem Tag der Freischaltung des neuen ERP-Systems wird eine Zeit der Unruhe auf die Mitarbeiter im Unternehmen zukommen. In den darauffolgenden Wochen zeigt es sich, ob die Mitglieder des Projektmanagements erfolgreich gearbeitet haben, denn das Programm läuft nun zu einhundert Prozent. Gibt es jetzt falsche Belege, mangelhafte Buchungen und ebensolche Disziplin? Dann wird offensichtlich, dass die Anwender in den jeweiligen Abteilungen alle Hände voll zu tun haben.

Je nach Planungshorizont und Branche kann jene Übergangszeit anstrengend werden. Eine gewisse Parallelnutzung von Neu- und Altsystem kann beispielsweise durch die in der Produktion befindlichen Produkte zur Zeit der Umschaltung notwendig sein. Aber auch in diesem Fall kann ein erfahrener ERP-Berater planvoll eingreifen, denn jede vierte ERP-Einführung scheitert angeblich genau in so einem Moment der Projektphase. Oft folgt dann der Abbruch und die Erkenntnis, dass man das Einführungsmanagement unterschätzt hat.

Schulung der Mitarbeiter auf allen ERP-Arbeitsplätzen
Wenn die ersten kritischen Wochen nach Einführung des neuen ERP-Systems überstanden sind, können sich die Anwender in den einzelnen Abteilungen etwas entspannen. Jetzt wäre es an der Zeit, weitere Kollegen im Umgang mit der Software zu trainieren. Detaillierte Schulungsunterlagen helfen beim Wissenstransfer.

Manchmal wird Anwendern erst Monate nach Einführung bewusst, dass weitere Datenauswertungen wünschenswert sind. Möglicherweise liegt das daran, dass sich manche Mitglieder aus der Geschäftsführung erst nach ERP-Einführung mit speziellen Wünschen zur Unternehmenssteuerung zu Wort melden. Jetzt kann die Zeit der Projektnachbetreuung beginnen: Das ERP-System wird optimiert.

Weitere Informationen rund um das Thema gibt es auf folgenden Webseiten:
https://www.lexbizz.de/erp-system/produktion
https://www.business-wissen.de/hb/was-ist-change-management-oder-veraenderungsmanagement/
https://wi.uni-potsdam.de/homepage/lehrewi.nsf/0/115c1db5a305710fc12582310051345f/$FILE/9%20-%20Einf%C3%BChrung%20von%20ERP-Systemen.pdf 

Frank Schneider, Quelle: Frank Schneider

 

 

Autor: Frank Scheider (Bild)

 

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