(04.09.2020) PDFs sind aus dem täglichen Geschäftsleben nicht wegzudenken. Formulare, Auftragsbestätigungen, Tickets, Rechnungen, Pläne etc. werden in dem praktischen, langzeitbeständigen und plattformunabhängigen Dateiformat bereitgestellt.

Doch obwohl PDF-Dateien immer gleich dargestellt werden sollten, kann es gravierende Unterschiede in der Ansicht und den Bearbeitungsmöglichkeiten geben, je nachdem, mit welchem PDF Viewer sie geöffnet werden. Für Unternehmen, deren Erfolg insbesondere auf der Online-Bereitstellung von Dokumenten, der präzisen Darstellung von Inhalten und einer konsistenten User Experience beruht, ist daher der Einsatz eines webbasierten PDF Viewers ratsam. So können Unternehmen sicherstellen, dass jeder Nutzer die von ihnen bereitgestellten PDFs direkt in der Webanwendung in dem vorher festgelegten PDF Viewer öffnen kann – immer in der gleichen Qualität und mit den gleichen Funktionalitäten. Doch webbasierte PDF Viewer bringen Unternehmen noch weitaus mehr Vorteile.

Durch die Integration eines PDF Viewers in ihre Webanwendungen stellen Unternehmen sicher, dass ihre Dokumente für alle Nutzer einheitlich dargestellt werden, Quelle: Foxit Software

Durch die Integration eines PDF Viewers in ihre Webanwendungen stellen Unternehmen sicher, dass ihre Dokumente für alle Nutzer einheitlich dargestellt werden, Quelle: Foxit Software

Webbasierte PDF Viewer im Einsatz
Unternehmen, die auf ihren Websites PDF-Dateien bereitstellen, können mithilfe von webbasierten PDF Viewern steuern, mit welchem PDF Viewer Endnutzer das PDF betrachten. Auf diese Weise werden PDF-Dokumente und -Formulare für alle User immer gleich dargestellt. Zudem können sie gezielt bestimmen, ob die Nutzer auf weitere Funktionen wie Bearbeiten, Kommentieren, Schwärzen oder Signieren Zugriff haben.
Auch die Nutzer profitieren von webbasierten PDF Viewern: Sie müssen keine PDF-Dateien herunterladen und auch keine Apps installieren, um ein PDF anzusehen. Für den Abruf eines PDFs mit einem webbasierten PDF Viewer ist lediglich ein Link mit der entsprechenden URL notwendig. Nutzer klicken auf diesen Link und das PDF öffnet sich direkt im Webbrowser (z. B. Chrome, Firefox, Edge oder Safari). Dabei ist es egal, welches Gerät (Smartphone, Tablet, PC, Chromebook etc.) und welches Betriebssystem die Nutzer einsetzen. Durch die Reduzierung der Nutzungshürden können Unternehmen Absprungraten erheblich verringern und die Nutzerakzeptanz erhöhen. Zudem lassen sich Dokumente mit diesem Link einfach und zeitsparend teilen, sodass von überall aus auf Informationen zugegriffen werden kann – ideal auch für die gemeinsame Arbeit an sehr großen Dateien in Projektgruppen.

Vorteile bei der Entwicklung
Webbasierte PDF Viewer lassen sich über ein sogenanntes Web PDF Software Development Kit (SDK) mittels JavaScript ohne großen Aufwand in jede beliebige Webanwendung integrieren. SDKs bieten Entwicklern ein Set an Werkzeugen und Ressourcen, auf das sie für ihre Applikationen zurückgreifen können. Das minimiert den Programmier- und Zeitaufwand bei der Entwicklung von Web-Anwendungen erheblich, was wiederum Markteinführungszeiten verkürzt.

Web SDKs werden speziell für die Verwendung in Webbrowsern entwickelt und unterstützen Entwickler, ihre Funktionsan¬forderungen sowohl im Backend als auch in der Benutzeroberfläche frei zu konfigurieren. So können Entwickler die Benutzeroberfläche des webbasierten PDF Viewers individuell nach ihren Vorstellungen und Designvorgaben gestalten, um dem Corporate Design des Unternehmens optimal zu entsprechen. Entwickler können außerdem bestimmen, welche Anforderungen und User-Bedürfnisse ihr PDF Viewer abdecken muss, z. B. ein Menü im Ribbon-Style.

Bei Web PDF SDKs können Entwickler aus zahlreichen Tools und Funktionen für PDF-Dokumente und -Formularen wählen, wie Bearbeiten, Suchen, Drucken, Ausfüllen von Formularfeldern, Kommentieren, Einfügen von Text, Bildern, Videos, Links, Wasserzeichen, Stempeln oder Unterschriften, Schwärzen usw. Viele Web PDF SDKs bieten zudem Sicherheitsfunktionen, um PDF-Dateien zu schützen und zu verschlüsseln sowie Nutzungsrechte einzuschränken. Das ermöglicht den Entwicklern genau festzulegen, welche Funktionen Nutzer in einem Dokument ausführen dürfen und welche Rechte sie haben, etwa ob ein Dokument gespeichert oder gedruckt werden darf. Zum einen erhalten die Benutzer einen übersichtlichen, benutzerfreundlichen PDF-Viewer, mit dem sie alle notwendigen Arbeitsschritte durchführen können, ohne zusätzliche Funktionen, die sie gar nicht brauchen. Zum anderen können Unternehmen die Nutzung ihrer Dokumente steuern und, falls nötig, einschränken.

Optimierung der Geschäftsprozesse
Geht es darum, PDF-Dokumente einfach und schnell online anzuzeigen und zu bearbeiten, kann ein webbasiertes PDF SDK Geschäftsprozesse positiv beeinflussen. Web PDF SDKs bieten individuelle Anpassungsmöglichkeiten und können die Produktivität sowohl von Entwicklern als auch von Nutzern des PDF Viewers verbessern. Nutzer in der Baubranche beispielsweise arbeiten mit großen Dateien wie Bauplänen, Grundrissen, Architekturentwürfen, 3D-Modellen etc., bei denen es darauf ankommt, dass Grafiken ganz genau und immer gleich dargestellt werden. Ein webbasierter PDF Viewer ermöglicht, von der Baustelle aus auf diese Dokumente zuzugreifen, Feedback zu geben und Kommentare über den Browser geräteübergreifend und standortunabhängig einzufügen. Versicherungen können ihren Nutzern Formulare und Anträge in PDF-Form bereitstellen, die sie von überall aus ausfüllen, unterschreiben und einreichen können.

Auf dem Markt tummeln sich viele webbasierte PDF Viewer. Vor Projektbeginn ist daher eine gründliche Evaluation von PDF-Softwareanbietern und deren webbasierten PDF SDKs dringend empfohlen. Denn nur mit der richtigen Lösung können Unternehmen die Vorteile eines webbasierten PDF Viewers auch hinreichend nutzen.

Autorin:
Karolin Köstler, Marketing Manager EMEA, Foxit Software, Quelle: Foxit Software Karolin Köstler kam 2018 als erstes europäisches Marketingteam-Mitglied zu Foxit Software, einem führenden Anbieter innovativer PDF-Produkte und Dienstleistungen, der Wissensarbeitern hilft, ihre Produktivität zu steigern und mehr mit Dokumenten zu erreichen. In Europa ist sie für Corporate Marketing, Public Relations und Produktmarketing verantwortlich.

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