(14. Dezember 2018) Durch die nahtlose Kombination von Sprach- und Videokommunikation mit Instant Messaging, Internet-Telefonie und anderen Technologien ermöglicht Unified Communications (UC) Unternehmen mit mehreren Niederlassungen die standortübergreifende Zusammenarbeitet von Teams und Mitarbeitern. Dies steigert die Produktivität, senkt die Infrastrukturkosten und bietet einen schnellen Return on Investment. Doch bevor die zahlreichen Vorteile von UC genutzt werden können, müssen oft erst die Angestellten überzeugt werden.

 

Reisinger Holger Jabra Quelle JabraViele Arbeitnehmer wollen nicht auf bewährte Werkzeuge und Arbeitsweisen verzichten und akzeptieren UC daher nur zögerlich oder gar nicht. Anstatt sich auf neue Technologien und Arbeitsweisen einzulassen, nutzen sie weiterhin ihre lieb gewonnenen Tischtelefone anstelle der neuen schnurlosen Headsets. Besprechungen werden nicht per Videokonferenz, sondern weiterhin persönlich durchgeführt. Neue und leistungsfähige UC-Technologien werden daher oftmals trotz erheblicher Investitionen und Anstrengungen nicht oder kaum genutzt. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung mit hunderten von UC-Implementierungen wissen wir, dass es erfolgreiche Strategien für IT-Verantwortliche oder Projektleiter gibt, um die Akzeptanz von UC bei den Mitarbeitern zu erhöhen. Mit ein bisschen psychologischem Gespür lässt sich schnell herausfinden, welche der folgenden Herangehensweisen dem jeweiligen Unternehmen viel Geld und Kopfzerbrechen spart.

Technische Umstellung allein reicht nicht

Viele IT-Profis betrachten ein Projekt als abgeschlossen, wenn das letzte Kästchen im Projektplan angekreuzt wurde. Aber UC ist mehr als ein reines IT-Projekt, es ist im Grunde genommen ein Projekt zur Produktivitätssteigerung. Die Arbeit ist daher erst dann beendet, wenn die Mitarbeiter die neuen Technologien aktiv und vollständig nutzen. Als Maßstab für den Umstellungserfolg sollte daher ein Implementierungsplan dienen, der den Wert der jeweils aktuellen UC-Implementierung für das Gesamtunternehmen widerspiegelt. Als Bewertungskriterien können der Prozentsatz der allgemeinen Benutzerakzeptanz, die Anzahl der pro Benutzer eingesetzten Technologien oder der Grad der aktiv verwendeten UC-Funktionalitäten dienen.

Benutzerakzeptanz ist Teamarbeit

Zur erfolgreichen Durchführung eines komplexen Bereitstellungsprojekts wie UC braucht man mehr als nur technologische Expertise. Um eventuellen Widerstand gegen UC schon im Vorfeld zu entschärfen und den Nutzern dabei zu helfen, den Übergang zu verstehen und zu bewältigen, sollten in allen Planungs- und Implementierungsphasen Experten aus unterschiedlichen Bereichen wie Unternehmenskommunikation, Personalwesen oder Training einbezogen werden. Vertreter dieser Funktionsbereiche müssen von Beginn an mit ihrem Input und ihrer Expertise als wertvolle Teammitglieder in das Projekt eingebunden werden.

Auf die Nutzer fokussieren

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Mitarbeiter wissen, was UC ist und verstehen, warum es gut für sie ist. Basierend auf dieser - meist falschen - Annahme wird jedoch oftmals vergessen, den Mitarbeitern zu erklären, warum Änderungen vorgenommen werden. Je größer die gefühlte Veränderung einer UC-Einführung für die Endanwender ist, desto entscheidender ist die frühzeitige, häufige und klare Kommunikation, worin die Vorteile der Einführung bestehen.

Zusätzlich sollte das Planungsteam für die UC-Einführung spezifische Mitarbeiterprofile für die jeweiligen Arbeitsverantwortlichkeiten erstellen. Dies ist wichtig, um Technologien zu identifizieren, die Mitarbeitern dabei helfen, Aufgaben schneller, einfacher und kooperativer zu erfüllen. Hierzu ist eine gewisse Vorlaufzeit nötig, um einzelne Anwender in ihrem Arbeitsalltag zu analysieren und zu verstehen. Dabei sollte die Belegschaft auch direkt gefragt werden. Hierbei lautet die Schlüsselfrage aber auf keinen Fall "Was willst du?", sondern "Was brauchst du?". So kann für alle Mitarbeiter eine bedarfsgerechte UC-Ausstattung bereitgestellt und die Akzeptanz der Veränderung erhöht werden.

Nicht zwingen, sondern beeinflussen

Eine bewährte Methode für eine größere Akzeptanz von UC ist das sogenannte "Nudging". Dabei werden die Mitarbeiter nicht durch Zwang oder eine Anordnung, sondern durch unterschwellige Vorschläge und positive Verstärkung sanft in die gewünschte Richtung geführt. Dies geht auf vielfältige Weise, etwa durch einen Wettbewerb zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen bei der Anzahl umgesetzter UC-Anwendungen, durch die Schaffung einer Online-Community, bei der sich die Mitarbeiter zu ihren UC-Erfahrungen austauschen und unterstützen können, durch die Belohnung und Kommunikation besonders erfolgreicher UC-Anwendungsbeispiele an die gesamte Belegschaft oder durch die Vorstellung einzelner Mitglieder der Firmen- oder Abteilungsleitung, die UC bereits erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Fazit

Wie immer bei der Einführung neuer Technologien müssen Unternehmen auch bei Unified Communications sicherstellen, dass die Endnutzer diese neuen Instrumente zu ihren eigenen Bedingungen ein- und umsetzen können. Unabhängig davon, welche Option ein Unternehmen dabei wählt, erfordert das Ziel einer möglichst hohen Akzeptanz von Unified Communications und eines entsprechenden Return on Investment einen soliden Implementierungsplan, der die Einstellung und das Verhalten der Mitarbeiter entsprechend berücksichtigt und steuert. Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Einführung von UC sind hochwertige Schulungen. Denn auch hier gilt: Was Mitarbeiter nicht kennen, nutzen sie nicht.

Autor: Holger Reisinger (Bild), Senior Vice President Large Enterprise Solution bei Jabra.

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