(07. Juni 2018) Alle reden von einem Wandel der Arbeitswelt, von neuen Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodellen und der Flexibilisierung der Arbeitswelt. Begriffe wie Arbeiten 4.0 im Allgemeinen und Desk Sharing bzw. Shared Office geistern durch die Branche. Dabei haben deutsche Unternehmen immer noch starke Vorbehalte gegen das Homeoffice, der ein wichtiger Schritt auf dem Weg in die Arbeitswelt von morgen darstellt.

 

Frett Barbara frettworkBarbara Frett hat in ihrer Karriere als Personalmanagerin, Unternehmerin und Personalberaterin viele Erfahrungen mit dem Homeoffice gemacht. Sie nennt 6 Tipps, um das Thema Homeoffice erfolgreich im Unternehmen einzuführen.

1. Sorgen Sie für Transparenz in Sachen Homeoffice im Unternehmen.

Die Einführung von Homeoffice führt in den meisten Unternehmen zu Irrungen und Missverständnissen. Spätestens, wenn die ersten Mitarbeiter den Heimarbeitsplatz genehmigt bekommen haben, fragen sich die anderen, warum er/sie und ich nicht. Einige denken sogar, dass das Homeoffice nun generell erlaubt wird.

• Sorgen Sie von Anfang an für Klarheit und Transparenz in Ihrem Unternehmen. Homeoffice kann nie für alle im Unternehmen gelten, jeder Fall ist ein Einzelfall.
• Versuchen Sie deutlich zu machen, unter welchen allgemeinen Umständen das Homeoffice genehmigt werden könnte.
• Legen Sie Kriterien fest, die erfüllt sein müssen, damit Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen solchen Arbeitsplatz hat.
• Stellen Sie auch klar, dass Homeoffice immer nur für einzelne Tage und maximal für 2 Tage pro Woche genehmigt wird. Bei mehr als zwei Tagen sehe ich die Gefahr, dass die Bindung zum Team und zum Unternehmen verloren geht.

2. Stellen Sie klare Regeln auf, auch für die Kollegen.

Homeoffice bedarf Regeln. Regeln für diejenigen, die ihn nutzen und für den Rest der Belegschaft.
Diejenigen, die zuhause arbeiten, müssen eindeutig wissen, was sie dürfen und was nicht, wie sie sich an- und abmelden, wie sie ihre Anwesenheit und Erreichbarkeit im Homeoffice kenntlich machen, wann sie arbeiten sollen / dürfen und wie sie mit den Kollegen kommunizieren. Klären Sie auch, was die Homeoffice Mitarbeiter gegenüber anderen erklären dürfen.
Unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die kein Homeoffice bekommen und gerne zuhause arbeiten würden, entsteht leicht Neid und Missgunst. Deshalb sind die allgemeinen Regelungen aus Nr. 1 wichtig. Klären Sie vor allem, dass Sie kein Mobbing dulden und Sie jederzeit ein offenes Ohr haben für die Sorgen und Fragen der anderen.

3. Klären Sie alle Detailfragen in Sachen Technik, Ausstattung und Kostenerstattung.

Wer im Homeoffice arbeitet, benötigt einen physischen Arbeitsplatz, Büroausstattung / Arbeitsmittel und IT-Ausstattung. Für alles ist der Arbeitgeber zuständig.
Klären Sie z.B., ob ein Homeoffice räumlich und technisch überhaupt möglich ist (Stichwort Internetzugang) und die Arbeitsschutzbestimmungen erfüllt sind.
Sorgen Sie für die komplette Ausstattung des Arbeitsplatzes und die Einrichtung von Arbeitszeit-/Anwesenheitskalendern, damit diejenigen, die im Firmenbüro arbeiten, wissen, wann der/die Mitarbeiter/in im Homeoffice arbeitet und erreichbar ist.
Klären Sie Art und Umfang der Kostenerstattung, z.B. für Telefonate oder Nutzung privater Arbeitsmittel.

4. Verabschieden Sie sich von der Kernarbeitszeit.

Wer im Homeoffice arbeiten will, hat in der Regel besondere Gründe dafür. In den meisten Fällen spielen familiäre Gründe oder eine sehr weite Anreise zum Arbeitsplatz eine Rolle. Zumindest, wenn es familiäre Gründe sind, sollten Sie die klassische 9-to-5 Regel auflösen. Junge Väter und Mütter arbeiten effizienter, wenn die Kinder im Bett sind, also während des Mittagsschlafs und abends. Hier würden starre Arbeitsregelungen kontraproduktiv wirken und keinen Sinn machen.
Manchmal kann es sogar Sinn machen, nachts zu arbeiten, z.B. wenn Kunden aus Übersee betreut werden müssen, die aufgrund der Zeitverschiebung außerhalb der normalen Arbeitszeit erreichbar sind.
Weisen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allerdings deutlich auf die Einhaltung der geltenden Gesetze (z.B. Arbeitszeitgesetz) hin. Legen Sie zudem fest, ob Zuschläge für Nachtarbeit gezahlt werden.

5. Verabschieden Sie sich vom Kontrollzwang und setzen Sie auf Ehrlichkeit und Vertrauen.

Viele Arbeitgeber tun sich schwer mit dem Gedanken, ihre Mitarbeiter nicht mehr persönlich beaufsichtigen und kontrollieren zu können. In vielen Führungsetagen existiert die leider sehr konservative Denke, dass Mitarbeiter im Homeoffice weniger produktiv sind, da sie nicht ausreichend kontrolliert werden können. Doch Studien widerlegen mittlerweile genau diese These*.
Moderne Arbeitgeber bezahlen ihre Mitarbeiter nicht mehr nach abgesessener Anwesenheit, sondern für erbrachte Leistung. Damit meine ich nicht, ein Provisions-Gehaltsmodell für alle einzuführen. Vielmehr zählt das Ergebnis und nicht die gearbeitete Zeit. Wer Aufgaben zu erledigen hat, muss arbeiten, um diese zu erfüllen.
Natürlich sind Aufzeichnungen / Dokumentationen / Nachweise über (Projekt-) Arbeitszeiten erforderlich, z.B. für Kunden, Projektverantwortliche und auch Behörden (Stichwort: Mindestlohngesetz).
Vermeiden Sie unbedingt peinliche Kontrollanrufe oder noch peinlichere Mechanismen zur Kontrolle der Tastatur.

6. Verabreden Sie klare Aufgaben und Schwerpunkte mit dem/der Mitarbeiter/in für das Homeoffice.

Das Arbeiten ohne Kontrolle durch Vorgesetzte funktioniert nur, wenn der/die Mitarbeiter/in im Homeoffice klare Aufgaben und Schwerpunkte bekommen, die sie erledigen bzw. bearbeiten müssen. Diese Aufgaben und Schwerpunkte sollten sehr regelmäßig mit dem Vorgesetzten besprochen und deren Erfüllung / Umsetzung geprüft werden. Nur so funktioniert Punkt 5.

Autorin: Barbara Frett (Bild)

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