(16. Januar 2019) Pünktlich das Büro verlassen, Zeit mit der Familie und Freunden verbringen, Hobbys nachgehen und nebenbei für das Unternehmen noch Geld sparen. Für die meisten Topmanager klingt dieses Szenario wie ein Traum – muss es aber nicht.

 

Walker Christine PLU Quelle PLUChristine Walker (Bild), Gründerin der PLU Unternehmensgruppe und Mutter von zwei Kindern, weiß, wo die Zeitfallen der Chefs liegen: 75% der Führungskräfte delegieren nicht richtig, beschäftigen sich mit falschen Dingen und vor allem nutzen sie das Potential ihrer Assistenzen zu wenig. Die Powerfrau kennt die 5 größten Zeitfallen, in die nicht nur Manager immer wieder geraten. 5 Tipps, die sich sofort umsetzen lassen und große Erfolge bringen:

1. Meeting Marathons – So reduzieren Sie Meetingzeiten um 50%
Schluss mit langweiligen „Kaffeekränzchen“. Nutzen Sie Meetings endlich für das, wofür sie da sind: Zum informieren, Ziele festlegen und Entscheidungen treffen. Eine Agenda, definierte Teilnehmer und klare Zeitslots machen das möglich. Ernennen Sie einen Teilnehmer zum „Timekeeper“, der dafür sorgt, dass die definierten Zeitslots, 3-5 Minuten pro Thema/Person, eingehalten werden. Dabei unterstützt eine Eieruhr (gibt es sogar als App) oder auch der Timer vom Handy. 3 – 5 Minuten reichen nicht? Falsch! Jedes Thema kann in diesem Zeitraum vorgestellt werden – die Tagesschau und Zeitschriften mit „fetten Headlines“ und knackigen Textboxen zeigen jeden Tag, wie informieren funktioniert, denn „In der Kürze liegt die Würze“. So werden Meetings vom „Business und Brain Killer“ zum „Business Booster“.

2. Ebbe statt E-Mail Flut – herrlich
Wenn Sie zu denjenigen gehören, die, ohne dass sie viele E-Mails schreiben, trotzdem hunderte pro Tag bekommen, empfehle ich das „Quick&Dirty“ Prinzip: Es gibt am Tag drei feste Uhrzeiten á 15 Minuten in denen Sie Ihre Mails checken. Und zwar so: Zeigefinger auf die „Delete-Taste“ und ver-schont wird nur, was sein MUSS, was krass heraussticht, weil interessanter E-Mail Name, knackiger Betreff, die ersten zwei Zeilen innovativ oder einfach hip, cool oder provokant sind. Wenn Sie zu denjenigen gehören, die selbst stundenlang Textwüsten verfassen und diese an zig Personen und noch in „cc“ setzen empfehle ich, das einfach zu lassen, dann hört auch bei Ihnen die E-Mail-Flut auf. Wer weder löschen noch auf viel Schreiben verzichten will, dem empfehle ich die 4-D-Ordnerstruktur: Do – Delegate – Delete – Done. E-Mails werden zugeordnet und nur was wirklich wichtig ist, also im „DO Ordner“ landet, bearbeitet/erledigt. Wer möchte, kann mit dieser Struktur das ganze E-Mail-Management auch an eine gute Assistenz delegieren.

3. Strukturiertes Chaos – wie das Leben einfacher wird
Jeder hat so seine kleine „Flohmarkt“ und „Kruschel-Ecke“ - das ist OK, aber bitte nicht überall und schon gar nicht im Büro. Ordnung ist das halbe Leben und im wirtschaftlichen Kontext sogar ein Umsatz- beziehungsweise Profit-Booster. Mit dem 5-S-Modell (Sortieren, Sichtbare Ordnung, Sauberhalten, Standardisierung sowie Standards einhalten) verwandelt sich jedes Chaos in Rekordzeit zu einem effizienten Prozess um. Wenn mit den Jäger & Sammler Allüren Schluss ist, ist auch Schluss mit suchen & finden, und Sie können sich um das eigentliche Business kümmern.

4. Arbeiten lassen – alias „Delegieren“
Sie haben ein gutes Team oder vielleicht sogar eine Top-Assistenz? Na dann, lassen Sie arbeiten! Ihre Assistenz und Ihr Team wird dankbar sein, wenn Sie endlich machen und zeigen dürfen, was sie können und was in ihnen steckt. Schluss mit Mikromanagement, 12 Stunden-Tagen und Johnny Controletti. Aber Achtung! Arbeiten lassen, hört sich so einfach an, bedeutet jedoch „die hohe Kunst der Delegation“ zu beherrschen und leben.

5. Perfektionismus – nobody should be perfect
Perfektionismus ist langweilig und stößt auf Ablehnung. Erlauben Sie sich einfach mal Fehler zu machen. „Es sind nicht die Erfolge, die uns weiter bringen, sondern die Desaster“, sagte schon Coco Chanel. Improvisieren Sie und lassen Sie sich einfach mal spontan auf Situationen ein, ohne vorher großartig zu planen. Ihr Leben wird leichter, lustiger und noch erfolgreicher werden, das verspreche ich Ihnen!

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