(05. September 2019) Es liegt nicht nur am Breitbandausbau: Analoge Dokumentenbearbeitung ist eine der größten Digitalisierungsbremsen in deutschen Unternehmen, wie eine umfassende Studie von FP Sign, der digitalen Signaturlösung von Francotyp-Postalia (FP), ergab.

 

Vanberg Stephan FP SignInsgesamt 66 Prozent der Unternehmen in Deutschland schätzen laut der Studie ihren Digitalisierungsgrad generell mittel bis hoch ein, doch beim Dokumentenmanagement hinken sie trotzdem hinterher. So laufen 55 Prozent der Dokumentenverwaltung und Geschäftskorrespondenz trotz hohen Digitalisierungsgrades noch per Papier ab. Nur 30 Prozent nutzen elektronische Signaturen.

Obwohl die Mehrheit der deutschen Unternehmen ihren Digitalisierungsstand mit mittel oder sogar hoch einstuft, scheint es, dass einer der essenziellen Bestandteile jedes Geschäftes dabei vernachlässigt wird – die Geschäftskommunikation und das Dokumentenmanagement. Der deutsche Mittelstand, der seinen Digitalisierungsgrad zu 63 Prozent als mittel einschätzt, gibt zu, dass ganze 58 Prozent der Geschäftsdokumentation per Papier abgewickelt wird. Auch bei Großunternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sieht das Bild ähnlich aus: Jedes fünfte von ihnen gibt einen hohen und über die Hälfte (53 %) einen mittleren Digitalisierungsgrad an und doch ist der Großteil ihrer Geschäftsprozesse mit 54 Prozent noch nicht digital.

„Wir beobachten eine klare Diskrepanz zwischen der Selbsteinschätzung und der tatsächlichen Umsetzung digitaler Lösungen im Betrieb. Vor allem im Bereich Dokumentenverkehr, dessen Digitalisierung Produktionsprozesse und Projektarbeiten immens erleichtern kann, stellen wir einen signifikanten Rückstand fest“, kommentiert Stephan Vanberg (Bild), globaler Projektleiter für FP Sign. „In der Wirtschaft müssen gerade Routineprozesse wie die Dokumentenverwaltung hohe Zeit- und Kosteneffizienz aufweisen, damit Unternehmen auf die immer höheren Ansprüche an Produktivität und mobiles Arbeiten antworten können. Dies ist jedoch nur durch die Digitalisierung gegeben.“

Dokumentenablage und Vertragsabschlüsse noch immer auf Papier
Gerade Prozesse, die entscheidend für den erfolgreichen Ausgang von Geschäftsbeziehungen und Projekten sind und somit einen schnellen Abschluss erfordern, laufen noch papiergebunden und sind ein Hindernis für die Digitalisierung. So ist die Vertragserstellung bei 60 Prozent der Unternehmen noch ein Prozess, der analog abläuft. Vor allem: Über die Hälfte der Unternehmer (52 %) setzt noch immer auf eine komplett papiergebundene Dokumentenablage. Auch Abläufe, die zur Büroroutine gehören, wie die Erstellung von Urlaubsanträgen (48 %), der Schriftverkehr mit Kunden (41 %) und sogar über ein Drittel der Angebotserstellungen (38 %), werden noch nicht standardmäßig digital, sondern auf Papier abgewickelt.

Elektronische Signaturen kommen nur langsam an
Eine weitere Baustelle zum digitalen Dokumentenmanagement sind händische Unterschriften bei Dokumenten, die für Rechtsgeschäfte mindestens der Schriftform bedürfen, zeigt die Studie. Die zertifizierten elektronischen Signaturlösungen können die eigenhändige Signatur jedoch rechtssicher ersetzen. Trotzdem setzt weniger als ein Drittel der Unternehmen digitale Signaturlösungen ein. Nur jedes neunte Unternehmen (11 %) hat für das nächste Jahr eine solche Anschaffung geplant und lediglich jedes sechste (16 %) ist mit den unterschiedlichen elektronischen Signaturverfahren und -stufen vertraut.

„Die Einführung elektronischer Signaturen ist nur einer der logischen und sogar notwendigen Schritte bei der Digitalisierung des Dokumentenverkehrs und doch scheint es, dass sich Unternehmen mit dem Thema kaum auseinandergesetzt haben. Digitale Unterschriften können im Rahmen der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen jedoch einen klaren Wettbewerbsvorteil darstellen. Denn sie sind nicht nur kostengünstiger gegenüber analogen Signaturprozessen, sondern können mobil von jedem Endgerät aus und gleichzeitig unter höchster Daten- und Rechtssicherheit erstellt werden“, erklärt Stephan Vanberg.

Hoher Umstellungsaufwand und Datenschutzbedenken verhindern digitalen Dokumentenverkehr
Knapp ein Drittel der Unternehmen (31 %) sieht als größtes Hindernis bei der Digitalisierung ihres Dokumentenverkehrs den hohen Umstellungsaufwand. Aber auch das Thema Sicherheit sorgt nach wie vor für Bedenken: So sehen 28 Prozent den Datenschutz als Hürde, weitere 27 Prozent befürchten einen Datenverlust und jedes fünfte Unternehmen (21 %) hat Angst vor Sicherheitslücken bei der Implementierung digitaler Lösungen für das Dokumentenmanagement. Hinzu kommt mangelnde Schulung der Mitarbeiter über digitale Prozesse und Technologien (20 %). Nur 17 Prozent geben zu hohe Kosten als Hindernis an.

Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von FP durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.

www.fp-sign.de

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