(17. März 2020) In den letzten Wochen waren wir alle Zeugen der weltweiten Verbreitung des Coronavirus (COVID-19). Infolgedessen haben Unternehmen damit begonnen, entsprechende Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. In- und Auslandsreisen wurden eingeschränkt oder sogar untersagt. Persönliche Treffen durch digitale Formen des Austausches ersetzt.

Ricard Sebastien LumApps Quelle LumAppsArbeitgeber beginnen spätestens jetzt darüber nachzudenken, wie sie ihren Mitarbeitern in dieser speziellen Situation oder anderen krisenähnlichen Szenarien durch den Einsatz von Technologien, die eine Zusammenarbeit auf Distanz ermöglichen, mehr Kontrolle über ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden geben können.

Die große Frage lautet: Wie können Unternehmen den digitalen Arbeitsplatz nutzen, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, ihren Produktivitätsverlust in Grenzen zu halten und Arbeitspraktiken während einer Krise erfolgreich anzupassen?

Nutzen Sie digitale Arbeitstools für mehr Flexibilität und Effizienz!

Es ist bereits belegt, dass die digitale Transformation ein entscheidender Schritt für Unternehmen ist, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Produktivität des Unternehmens positiv zu beeinflussen. Der digitale Arbeitsplatz erleichtert auch die Einführung neuer Arbeitsweisen in Unternehmen und bietet mehr Flexibilität. Dies wird heute immer wichtiger.

Die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes werden vor allem dann offensichtlich, wenn es zu einer Krisensituation kommt, die das Arbeitsleben und die dazu gehörigen Prozesse zu stören droht. Dabei kann es sich um Produktversagen oder Rückrufaktionen handeln, den Ausbruch einer Virusepidemie, Naturkatastrophen, Schusswaffengewalt oder einfach schlechte Presse.

Unternehmen, die mit diesen Technologien arbeiten, sind in solchen Fällen wesentlich besser gerüstet, um die Krise zu meistern.

Bei der Zusammenarbeit mehr auf Cloud-Lösungen setzen

Cloud-Collaboration-Tools werden immer wichtiger, da die Homeoffice-Arbeit zunimmt und Unternehmen immer mehr auf Globalisierung setzen. Cloud-Lösungen ermöglichen es den Mitarbeitern, auch aus der Distanz problemlos zusammenzuarbeiten. In Fällen wie dem Ausbruch von COVID-19 sollten Führungskräfte die Gesundheit der Mitarbeiter an die oberste Stelle setzen und notfalls auch drastische Maßnahmen zur Einschränkung der Arbeit im Büro ergreifen.

Als jüngstes Beispiel für vorbildliche Unternehmensführung bietet Google seinen Geschäftskunden kostenlosen Zugang zu den erweiterten Hangouts-Meet-Funktionen für ihre Domain.

Wenn Mitarbeiter sich nicht persönlich treffen können, können Führungskräfte Tools für die digitale Zusammenarbeit aktivieren, um Prozesse zu vereinfachen, z.B.:

• Collaborative Suites für den Informationsaustausch (Office 365 & G Suite)
• Videokonferenz (Microsoft-Teams, Google Meet)
• Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dateien (OneDrive, SharePoint Online, Google Drive)
• Kommunikationskanäle in Echtzeit (Microsoft Teams, Slack, Google Hangouts)
• Soziales Intranet

Dank solcher Tools können Mitarbeiter von überall aus – egal ob im Büro oder zu Hause - sicher, effizient und produktiv arbeiten. Sie haben Zugang zu Informationen und Expertise und können sich mit anderen Angestellten des Unternehmens jederzeit austauschen.

Nutzen Sie Ihre internen Kommunikationsmittel und kommunizieren Sie regelmäßig!

Die Notwendigkeit der regelmäßigen Kommunikation in Krisenzeiten kann nicht genug betont werden. Zum Glück haben wir eine Reihe von Kommunikationsinstrumenten zur Hand, die es Unternehmen ermöglichen, die interne Kommunikation zu optimieren. In einer Krisensituation ist ein Unternehmensintranet der effizienteste Kanal, um offizielle Informationen wie Warnungen, Aktualisierungen, Sicherheitsvorkehrungen usw. zu übermitteln. Ein einfach zu bedienendes Intranet ermöglicht es den Kommunikatoren, einen internen Notfallplan möglichst schnell auszuarbeiten.

Das Intranet fungiert als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um offizielle Informationen und Nachrichten zu finden, Fragen zu stellen und Aktualisierungen zu veröffentlichen.

Kommunikationsprofis können das Intranet folgendermaßen nutzen:
• Verbreitung von Warnmeldungen und Richtlinien
• Organisation von Online-Foren
• Push-Warnungen und Benachrichtigungen über mobile Anwendungen, um alle schnell zu erreichen, vor allem die direkt betroffenen Mitarbeiter

Wie sollten Sie während einer Gesundheits- oder Sicherheitskrise kommunizieren?

Die Kommunikation sollte Fachleuten überlassen werden. Wenn es um Krisenkommunikation geht, sollte sie von den Management-Teams geleitet und von Kommunikationsprofis, wie den Teams für Mitarbeiterkommunikation und Personalwesen, unterstützt werden. Was die Botschaften betrifft, sollten Fakten den Gefühlen vorgezogen und ein neutraler Tonfall beibehalten werden. Man sollte darauf achten, die Angst bei den Mitarbeitern nicht zu verstärken und keine Panik auszulösen.
Man sollte sich auch nicht scheuen, zu viel zu kommunizieren, um die Mitarbeiter regelmäßig zu beruhigen und zu informieren. Das bedeutet alle Kommunikationskanäle zu nutzen, um die Mitarbeiter zu erreichen. Dabei heißt es natürlich prägnant und effektiv zu bleiben.

Autor: Sébastien Ricard (Bild) ist Mitbegründer und CEO von LumApps

https://www.lumapps.com/

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