(30. April 2020) Viele Unternehmen insbesondere aus dem Bereich der Finanzdienstleister, Versicherungen und auch Telekommunikationsanbieter gehen davon aus, dass sich ihr Papieraufkommen in den kommenden Jahren exorbitant vergrößert.

Unmuth Steffen ibml Quelle ibml

Die Schätzungen reichen bis zu einer Vervierfachung der heutigen Papiermengen. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung und immer schnelleren Prozesse in den Unternehmen ist dies ein gigantischer Markt für BPO-Dienstleister – wenn sie denn die technische Ausstattung haben, um für ihre Kunden diese Papierflut zu verarbeiten.
Darüber sprachen wir mit Steffen Unmuth (Bild), Sales Director EMEA, ibml.

 

Frage: Papier galt lange Zeit als veraltetes Medium, als ein Dinosaurier aus der Zeit vor der Digitalisierung. Jetzt denken viele Verantwortliche um und bewerten Papier als Transportmedium für Daten und Informationen neu. Was führt aus Ihrer Sicht zu diesem Umdenken?

Steffen Unmuth: Viele Unternehmen haben intern sehr viele geschäftskritische Prozesse digitalisiert und zum großen Teil auch automatisiert. Die Prozesse könnten in Realtime ablaufen, doch die Prozessmanager merken jetzt, dass die notwendigen Daten nicht schnell genug in diese Workflows geleitet werden.
Das Problem liegt anscheinend in erster Linie an der Schnittstelle zwischen den Unternehmen. Hier ist Papier nach wie vor das wichtigste Medium zum Transport der Informationen. Ein Dokument ist schnell gedruckt und verschickt – aber das Auspacken, Digitalisieren und Archivieren ist aufwändig. An dieser Stelle stockt die Digitalisierung der Prozesse. Wir bieten die passende Lösung an.

Frage: Wie sieht Ihre Analyse aus und welche Lösung schlagen Sie vor?

Unmuth: Fakt ist, dass die Papiermengen weiter steigen und nicht zurückgehen. Wir sprechen mit Anwendern und erfahren, dass sie umdenken: es geht nicht mehr darum, das Papier aus allen Prozessen zu verbannen. Das wird nicht funktionieren. Wer so handelt, wird seine Kunden verlieren, aber sie nicht zum elektronischen Datenaustausch bekehren.
Bei der Digitalisierung geht es vielmehr darum, auch das Papier in der Geschwindigkeit zu verarbeiten, die die Informationstechnologie vorgibt. Das ist natürlich eine gute Nachricht für alle Dienstleister im Bereich Business-Prozess-Outsourcing. Wir statten sie mit den Dokumentenscannern aus, mit denen sie die Dokumente ihrer Kunden in der benötigten Geschwindigkeit verarbeiten.

Mehr Power für BPO-Dienstleister

Frage: Ganz konkret – wie schnell müssen die Anwender wie viele Dokumente verarbeiten, damit die Poststelle mit der Digitalisierung der internen Systeme Schritt halten kann?

Unmuth: Unsere neuen Dokumentenscanner der „FUSION“-Serie verarbeiten pro Minute 730 Seiten. Und dies ist eine bislang im Markt unerreichte Geschwindigkeit!
Aber natürlich ist es nicht allein die Geschwindigkeit, die für unsere Kunden entscheidend ist.
Die Prozesse um den Scanner herum müssen bestmöglich ausgebaut sein. Mit Künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist es gelungen, viele manuelle Aufgaben zu automatisieren. Das betrifft vor allem das „Füttern“ der Scanner – sowie die Entnahme des sortierten und sauber gestapelten Papiers nach dem Digitalisieren. Diese Prozesse verursachen mehr als 70 Prozent der Gesamtkosten. Mit unseren Scanner werden die Anwender also ihre Kosten dramatisch senken.

Frage: Wie unterstützen Sie die Anwender bei der Kostenreduzierung?

Unmuth: Ganz einfach gesagt – die Scanner der FUSION-Serie verarbeiten unterschiedliche Dokumentenarten und auch Größen in einem einzigen Stapel. Die Software erkennt die Schriftstücke sowie deren Inhalte. Die digitalen Dokumente, extrahierte und kopierte Daten werden dann in die richtigen Archive, die korrekten Datenbanken und Anwendungen abgelegt. Damit wird die Vorsortierung zum großen Teil hinfällig.
Für Nachbearbeitung, Ablage oder Vernichtung der gescannten Dokumente, legt der Scanner sie in das jeweils dafür vorgesehene Ausgabefach. Mit einem Handgriff entnehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die vorsortierten Stapel und schicken das Papier weiter ins Archiv oder in den Reißwolf.

Neue Geschäftsmodelle für Scandienstleister

Frage: Wie können die BPO-Dienstleister die Leistungen für ihre Kunden verbessern und neue Geschäftsmodelle definieren?

Unmuth: Mit der FUSION-Serie haben BPO-Dienstleister das Potential sich mit neuen Geschäftsmodellen aufzustellen und auch völlig neue Preise zu kalkulieren.
Aus dem Feedback unserer Kunden erfahren wir sehr detailliert, welche Vorteile sie sich von der FUSION-Serie versprechen. An erster Stelle nennen sie die Möglichkeit, unterschiedlichste Geschäftsprozesse und Kundenaufträge auf einem Scanner zu konsolidieren. Denn das führt in vielen Bereichen zu erheblichen Kosteneinsparungen und damit zu klaren Wettbewerbsvorteilen gegenüber anderen Anbietern.
Heute stehen in den Produktionshallen der Dienstleister und Poststellen die unterschiedlichsten Scanner. Sie sind für die jeweiligen Geschäftsprozesse und Qualitätsvorgaben von Abteilungen oder Kunden ausgerichtet, an deren Compliance-Richtlinien oder Lieferterminen. Zukünftig können die Dienstleister mit nur noch einem Dokumentenscanner alle vereinbarten Leistungen pünktlich erbringen. Denn dieser Scanner kann alle Aufgaben, Prozesse und Anforderungen abbilden und macht den größten Teil der Altgeräte überflüssig.

Frage: Hat ibml mit der FUSION-Serie eine Zeitwende bei der Digitalisierung eingeleitet?

Unmuth: Es sind nicht die Hersteller von Hardware oder Software, die die Fristen für Technologiewechsel oder für neue Geschäftsmodelle festlegen. Dies entscheidet der Markt und letztendlich die BPO-Dienstleister und deren Kunden. Aber ich denke, wir liefern genau zum richtigen Zeitpunkt den Scanner, der in den Unternehmen jetzt benötigt wird.
Im Markt hören wir die Forderung nach Standardisierung der Dokumentenverarbeitung. Unsere Anwender wollen im Idealfall alle Geschäftsprozesse im Rahmen eines einheitlichen Kostenmodells für möglichst viele Kunden abbilden. Und das bedeutet, dass in der Produktion möglichst alle Dienstleistungen mit einem Dokumentenscanner erbracht werden – und die Verantwortlichen nicht für jeden im Einsatz befindlichen Scanner, für jeden Prozess oder sogar für jeden Dokumentenstapel einen neuen Preis berechnen müssen.
Weil die Produktivität steigt, gehen die Kosten zurück. Damit erzielen die BPO-Dienstleister eine besser Marge während ihre Leistungen als Enabler der Digitalisierung hoch geschätzt werden.

www.ibml.com

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