(09.02.2021) Immer häufiger stellen mittelständische Unternehmen ihre Rechnungsabwicklung auf den Prüfstand und denken um: weg vom Papier und hin zu einer elektronischen Verarbeitung der Dokumente.

Bild von Steve Buissinne auf PixabayDies spart neben Portokosten auch Zeitressourcen ein. Allerdings sind gerade für kleine und mittlere Unternehmen organisatorische und technische Konzepte sowie rechtliche Aspekte ungeklärt. Die neue Broschüre „Elektronische Rechnungsabwicklung“ des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Augsburg zeigt, was Unternehmen bei der Einführung beachten müssen.
Gleichstellung von elektronischen und papierhaften Rechnungen, jedoch Empfangszustimmung benötigt

Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Laut dieser Definition unterliegen elektronische Rechnungen allen Bestimmungen, welche auch für Papierrechnungen gelten (§ 14 Abs. 1 UStG). Somit sind elektronische und papierhafte Rechnungen gleichgestellt. Allerdings müssen Kund*innen zustimmen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen möchten.

Beweggründe zur Einführung: Effizienz und Kosten, rechtliche Rahmenbedingungen sowie Geschäftspartner-Richtlinien
Mit elektronischen Rechnungen können Effizienz- und Kostenvorteile genutzt und die Nachteile der papierhaften Rechnungsbearbeitung, z. B. Portokosten oder hohe Personal- und Zeitaufwände, vermieden werden. Darüber hinaus können sowohl rechtliche Rahmenbedingungen als auch organisatorische Richtlinien von Geschäftspartnern die Unternehmen dazu zwingen, ihre bestehenden Prozesse für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen anzupassen. Die IT-gestützte Bearbeitung von sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie deren revisionssichere Archivierung zählt dazu.

Vier Schritte der Rechnungsabwicklung
Die Abwicklung von elektronischen Rechnungen lässt sich im Wesentlichen in vier Schritte unterteilen:
1. Erstellung und Versand der Ausgangsrechnung
2. Bearbeitung der Eingangsrechnung
3. Archivierung der elektronischen Rechnung
4. Verfahrensdokumentation

Der Rechnungsprozess zeichnet sich ganz allgemein dadurch aus, dass ein Absender eine Rechnung erstellt und versendet oder diese bereitstellt, während ein Empfänger die Rechnung erhält, prüft, freigibt, bucht und bezahlt. Hinzu kommt die Rechnungsarchivierung und Verfahrensdokumentation für beide Parteien. Durch sogenanntes „ersetzendes Scannen“ können papierhafte Dokumente digitalisiert und dann in der Regel vernichtet werden.

Neue Broschüre zeigt rechtliche, technische und organisatorische Aspekte
Die neue Broschüre „Elektronische Rechnungsabwicklung“ des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Augsburg gibt mittelständischen Unternehmen einen Einstieg ins Thema. Dafür werden die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie technische und organisatorische Aspekte betrachtet, die bei der Einführung und Bearbeitung von elektronischen Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen beachtet werden müssen. Außerdem geben Fachleute des Kompetenzzentrums konkrete Tipps, z. B. zum Scannen von Dokumenten oder Zugriffen. Sie deckt die wesentlichen Informationen zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung ab, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit (Stand Dezember 2020).

Kostenfreier Download der Broschüre: https://kompetenzzentrum-augsburg-digital.de/broschuere_e-rechnungsabwicklung  

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