(29.09.2020) Im Zuge der Einschränkungen durch die Coronapandemie mussten viele KMUs ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken. Was als Notlösung begann, wird nun von vielen Unternehmen als dauerhafte Arbeitssituation übernommen. Das Homeoffice bietet bei näherer Betrachtung nämlich viele Vorteile. Wer als Führungskraft sein Team dauerhaft ins Homeoffice verlegen will, muss dafür allerdings folgende Voraussetzungen schaffen:

Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya, Quelle: Caya • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit einem Computer und einem Telefon, einem Internetzugang und Zugang auf den Unternehmensserver ausgestattet sind!
• Statten Sie alle Mitarbeiter außerdem mit einem ordentlichen Setup bestehend aus Webcam, Headset, einem Schreibtisch und einem rückenfreundlichen Stuhl aus! Langfristig am Küchentisch oder auf dem Sofa zu arbeiten, ist den Mitarbeitern nicht zumutbar.
• Informieren Sie alle Mitarbeiter darüber, wie das technische Set-up funktioniert und wer bei technischen Fragen der Ansprechpartner ist!
• Legen Sie Formate und Zeiten fest, in denen im Team kommuniziert wird und in denen die Ansprechpartner erreichbar sind! Dies ist besonders bei Mitarbeitern mit Familie wichtig.

Digitalisierung – spätestens jetzt!
Abgesehen von diesen grundlegenden Voraussetzungen gilt es natürlich, die unternehmenseigenen Systeme erfolgreich auf das Arbeiten aus dem Homeoffice auszurichten. Die Infrastruktur muss dafür über eine einfache und leistungsstarke Administration aller eingebundenen Geräte und Arbeitsplätze erfolgen.

Die internen Prozesse miteinander zu verknüpfen, ist dafür wichtig und sollte auf der To-do-Liste jedes Unternehmens ganz oben stehen. Wer sich bisher gegen die Digitalisierung gewehrt hat, muss spätestens jetzt deren Vorteile erkennen.

Prüfen Sie dafür, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen schon digitalisiert erfolgen und bei welchen es sich anbietet, sie zu digitalisieren. Das sind oftmals mehr Prozesse, als auf den ersten Blick zu erkennen sind.

Abgesehen von der Buchhaltung und dem Projektmanagement bieten sich beispielsweise auch Prozesse wie der Postempfang an, digitalisiert zu werden. Auch Rechnungen können automatisch in die vorbereitende Buchhaltung überführt werden, unabhängig aus welchem Programm sie stammen. Ob Datev, GetMyInvoices oder Daya - Rechnungen werden weiterhin erfasst, direkt weitergeleitet und gehen nicht verloren.

Auch die Rechnungsfreigabe kann durch die Verknüpfung online stattfinden. Manuelle Arbeitsschritte wie beispielsweise die regelmäßige Übermittlung neuer Kundendaten werden durch die Automatisierung verschlankt und beschleunigt.

Je mehr Prozesse und Arbeitsschritte digital erfolgen, desto einfacher können sie aus dem Homeoffice bearbeitet werden. Diese Maßnahmen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben selbstständig und effizient zu erledigen. Das Risiko von zeitlichen Verzögerungen, Fehlern oder Missverständnissen wird somit minimiert. Sie erleichtern zudem die Bearbeitung zu Urlaubszeiten oder bei Ausfällen durch Krankheit.

Wenn Sie somit dafür sorgen, dass technisch und von Seiten des Systems keine Hindernisse entstehen, werden Ihre Mitarbeiter sich schnell an die neue Arbeitssituation gewöhnen und Freude an ihrer Arbeit haben. Eine gute Vorbereitung des Setups und die Digitalisierung der Arbeitsprozesse garantiert somit langfristig eine erfolgreiche Teamarbeit und qualitativ hochwertige Leistungen.

Autor: Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya

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