(29.10.2020) Um ganze Prozessketten durch Programmverknüpfungen zu verschlanken, muss der Ansatz verfolgt werden, die eingehende gescannte Post zur (automatisierten) Weiterverarbeitung an die operativen Systeme weiterzuleiten.

Beispielsweise kann die Post an Buchhaltungssysteme wie Datev oder Candis übermittelt werden. Daraufhin erfolgt ein direktes Mapping mit Kontoposition oder der Start des Freigabeprozesses. Dies ist bei Postdigitalisierern wie beispielsweise Caya möglich, da die Scanqualität und die Fähigkeit, auf einem gescannten Dokument automatisch Text zu erkennen, hoch ist. Während des gesamten Prozesses ist es an keiner Stelle nötig, die Rechnung von der Buchhaltung manuell bearbeiten zu lassen. Das führt System alle Prozessschritte automatisch aus.

Abgesehen von der Buchhaltung kann die gescannte Post auch an den Vertrieb oder den Kundenservice mit ihrer jeweiligen Software weitergeleitet und automatisch bearbeitet werden.

Best Practice SH Netz AG: Automatisierte Prozesse an vier Standorten
Ein Beispiel für die erfolgreiche Umstellung eines Systems ist die Schleswig-Holstein Netz AG, die Anfang 2020 vor der Herausforderung stand, eine effiziente Lösung für den Empfang, die Verteilung und die digitale Archivierung ihrer Eingangspost an vier verschiedenen Standorten zu finden.

Die Anforderung: Schnelle Bearbeitung garantiert
Im Zentrum der Arbeit der SH Netz steht die schnelle Bearbeitung der eingehenden Anträge zur Netzeinspeisung. In diesem Zusammenhang empfängt das Unternehmen monatlich eine dreistellige Anzahl an Anträgen, die innerhalb von acht Wochen bearbeitet werden müssen. Das stellt die Mitarbeiter vor eine Herausforderung, da nicht alle der vier Standorte zu jeder Zeit gleichmäßig besetzt sind. Die Anforderung an den Postdigitalisierer Caya bestand somit darin, einen zentralen Posteingang zu generieren, auf den alle Mitarbeiterinnen Zugriff haben. Weitere Bedingungen waren die Beibehaltung einer regionalen Postanschrift, um die regionale Verbundenheit des Unternehmens zu erhalten, sowie die Sortierung der Post. Die Post an die Netzkundenbetreuung sollte von der restlichen Post des Unternehmens getrennt werden.

Die Lösung: Einfacher Zugriff für alle
Um diese Bedingungen zu erfüllen, richtete die SH Netz AG ein regionales Postfach ein, um die Postleitzahl in der Anschrift beizubehalten. Nach Eingang an dieses Postfach sortiert die Deutsche Post seitdem die Briefe an die Netzkundenbetreuung aus und leitet sie an das Scancenter von Caya weiter. Die Post wird dort von Caya geöffnet und gescannt. Wo nötig, werden weitere vorbereitende Schritte eingeleitet. Dazu gehören beispielsweise die Texterkennung und eine KI-getriebene Extraktion von Daten, die Absender und Betreff sortieren. Daraufhin stellt Caya die Post digital dem Unternehmen zur Verfügung, indem sie mittels einer E-Mail-Integration an einen zentralen E-Mail-Posteingang weitergeleitet wird. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort auf die Post zuzugreifen. Der tägliche E-Mail-Check wird damit automatisch mit der Durchsicht der Post verbunden, ohne viel Zeit zu rauben.

Das Ergebnis: Entlastung und Einsparung
Der administrative Prozess wird bei SH Netz durch die Digitalisierung signifikant vereinfacht.
Die Mitarbeiter werden in ihrer Arbeit entlastet und das Unternehmen spart folglich bis zu 15 Stunden Arbeitszeit im Monat. Auf ein Jahr gerechnet entspricht das über 22 Arbeitstagen. Zudem ist in Zeiten, in denen sich Mitarbeiter an verschiedenen Standorten wie zum Beispiel dem Homeoffice befinden, die Bearbeitung der Anträge garantiert. Durch die zentrale Bereitstellung der Post werden umständliche Absprachen und Zeitverzögerungen hinfällig.

Wie das Best Practice Beispiel zeigt, genügen schon wenige, leicht umsetzbare Schritte, um dem Unternehmen insgesamt einen großen Nutzen zu erweisen. Nicht nur die Mitarbeiter werden in ihrem Arbeitspensum entlastet, das Unternehmen spart insgesamt viel Arbeitszeit, die in signifikantere Arbeitsschritte fließen kann.

Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya, Quelle: Caya

 

 

 

 

 

Autor: Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya (www.getcaya.com)

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