(24.11.2020) Arbeiten aus dem Homeoffice, digitale Kommunikationsformen und virtuelle Abstimmung mit Kollegen – im „New Normal“ mussten einige Unternehmen ihre eingespielten Abläufe ad hoc gehörig auf den Kopf stellen. Rückblickend findet der Großteil der Beschäftigten, ihr Betrieb sei softwareseitig gut auf die Krise vorbereitet gewesen. Dennoch implementierten seit Beginn der Krise viele Unternehmen neue digitale Tools.

Meister befragte 400 Führungskräfte und 400 Mitarbeiter ohne Team-Verantwortung zu den Entscheidungen rund um Unternehmenssoftware in den vergangenen, von der Pandemie geprägten Monaten. Beeindruckendes Ergebnis: Mehr als die Hälfte der Firmen hat während der Coronakrise in neue Software investiert. Doch mehr als ein Drittel plant, sich danach wieder von neuer Software zu trennen – wie nachhaltig wirkt der Digitalisierungsschub in deutschen Unternehmen? Und wie wählt man die richtigen Tools für das eigene Unternehmen aus?

Task-Management-Tools: Gekommen, um zu bleiben
Unter den neu implementierten Programmen sind Lösungen für Videokonferenzen mit 56 Prozent führend. Doch gerade in größeren Abteilungen zeigt sich ein hoher Bedarf bei der einfachen und effizienten Organisation ihrer Teams: Abteilungen mit einer Größe zwischen elf und 20 Mitarbeitern haben besonders oft (31 Prozent) Task-Management-Tools wie MeisterTask implementiert.

Nach der Krise planen 37 Prozent der Befragten, zumindest einige Tools wieder abzuschaffen. Bemerkenswert ist dabei, dass 46 Prozent derjenigen, die sich von manchen der neuen Tools wieder trennen, eher auf Videokonferenzsysteme verzichten möchten als auf Task-Management-Tools: Nur 18 Prozent planen, auf diese digitalen Helfer wieder zu verzichten.

Bedarf an neuer Software steigt mit der Teamgröße
Insbesondere in größeren Teams gibt es eine höhere Nachfrage nach digitaler Unterstützung. In Abteilungen mit mehr als elf Mitarbeitern gaben 74 Prozent der Befragten an, dass sie ihr Softwareportfolio erweitert haben, um ortsunabhängiges Arbeiten aus dem Homeoffice zu erleichtern.
Persönliche Meetings liegen bis auf Weiteres wieder einmal auf Eis, weshalb für Abstimmungen im Team für die meisten Firmen eine Alternative her muss: Softwareanbieter für virtuelle Online-Meetings, Firmenchats und auch Task-Management-Tools scheinen vor allem für große Teams unentbehrlich.

Aktive Nutzung der neuen Software
Damit neue Tools auch verwendet werden und einen positiven Effekt auf Produktivität im Team und reibungslose Arbeitsabläufe haben, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter mit den Lösungen zufrieden sind. Für den Großteil der Manager im IT-Bereich scheint die Auswahl der jeweiligen Software die richtige Entscheidung gewesen zu sein: 97 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen sind der Ansicht, dass die Kollegen zufrieden oder sogar sehr zufrieden mit den neuen Programmen sind. Auch bereichsübergreifend zeigt sich eine hohe Zustimmung zur neuen Software. Rund 92 Prozent der Befragten sind mit den neuen digitalen Tools mindestens zufrieden.

Drei Fragen, die sich Unternehmen vor dem Anschaffen einer Software stellen sollte
Für Firmen, die noch zögern, welche Software für ihre Teams die richtige ist, empfiehlt es sich, die folgenden drei Fragen individuell zu beantworten.

1. Lohnt es sich, ein neues Tool für die Firma anzuschaffen?
Führungskräfte sollten bei dieser Frage auch die Einschätzung der Mitarbeiter einholen. Diese wissen aus ihrem Alltag, welche Tätigkeiten die Produktivität des Teams steigern bzw. hemmen, und haben sich vielleicht sogar bereits selbst informiert, ob eine bestimmte Software Abhilfe schaffen kann.

2. Welchen Anforderungen muss die Lösung gerecht werden?
Zur Beantwortung dieser Frage sollten vor allem die Punkte Datenschutz und Compliance bedacht werden. Serverstandorte in Deutschland sind im Entscheidungsprozess für eine neue Software für viele Firmen ein Pro-Argument. Auch, ob externe Dienstleister, die kein Teil der internen IT-Landschaft sind, Zugang zu Inhalten der neuen Lösung erhalten sollen, muss bei der Auswahl bedacht werden.

3. Wie wird die Implementierung der Software sichergestellt?
Die passende Lösung, die alle gewünschten Features enthält und individuellen Anforderungen gerecht wird, muss nun sorgfältig in der Firma implementiert werden. Überlässt man die Kolleginnen und Kollegen sich selbst, besteht die Gefahr, dass sich vor allem weniger technikaffine Teammitglieder überfordert fühlen, das Tool nicht genutzt und damit die erhoffte Produktivitätssteigerung des Teams blockiert wird. Unternehmen sollten daher schon frühzeitig herausfinden, wie komplex die Implementation eines bestimmten Tools wird und ob genügend Ressourcen für potenzielle Schulungen zur Verfügung stehen. Wer zusätzliche Kosten möglichst gering halten will, sollte von Anfang an ein Tool wählen, dass intuitiv ist und keine Ressourcen-intensive Implementation benötigt.

Fazit
Digitale Tools werden für viele Unternehmen immer mehr zum unerlässlichen Werkzeug und auch die Erfahrung aus den vergangenen Monaten zeigt, dass Technologien die Krisenresilienz einer Firma positiv beeinflussen. Deshalb werden viele Tools, die in den letzten Monaten eingeführt wurden, sehr wahrscheinlich auch über die Krise hinaus weiter in Benutzung bleiben, um die Zukunftsfähigkeit der Firmen zu stärken.

 Michael Hollauf, Mitgründer und CEO von Meister, Quelle: Meister

 

 

 

 

Autor: Michael Hollauf, Mitgründer und CEO von Meister

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