(04.12.2020) Das Outsourcing von Dienstleistungen sowie Software boomt und die Vorteile liegen auf der Hand: Kostenersparnis, Qualitätsverbesserung und die Konzentration auf eigene Kernkompetenzen. Haben Unternehmen heute dann überhaupt noch eine Wahl?

Die Zeiten, in denen Entscheidungswege für IT-Systeme mehrere Jahre in Anspruch nehmen konnten, sind vorbei. Immer wieder gibt es Treiber von außen, die eine schnelle Reaktion beziehungsweise Veränderung provozieren – daher sprechen umso mehr Gründe dafür, Veränderungen im eigenen Unternehmen strategisch auszurichten.

Business Process Outsourcing (BPO): Was verbirgt sich hinter einem ausgelagerten Betriebsprozess"?
Modelle für Shared Services, Zeitarbeit und »Outsourcing« sind nichts Neues. Es gibt sie bereits seit mehr als 20 Jahren. Sie sind entsprechend dokumentiert, beschrieben und wissenschaftlich beleuchtet. Neu, im Vergleich zu damals, ist die Tiefe der Prozessintegration in die IT-Landschaft und die damit verbundene Abhängigkeit, diese auch im ERP-System abzubilden.
Heute durchlaufen beispielsweise eingehende Rechnungen das Unternehmen nicht mehr in Papierform, sondern werden digitalisiert und zumindest per E-Mail weitergereicht. Im nächsten Schritt landen sie in einem IT-System, das digitale Aufbewahrungssysteme, Workflowtechnologie sowie Buchhaltungssysteme vereint. Bearbeitungsabläufe, Ablage- sowie Suchprozesse werden dadurch optimiert und die Durchlaufzeiten verkürzt. Gleichzeitig erhöht sich der betriebliche IT-Aufwand: Immer mehr Systeme müssen technisch betreut und fachlich gewartet werden. Eine IT-Landschaft ohne Fehl und Tadel wird ein Traum bleiben. Das äußert sich in abgeschlossenen Service- und Wartungsverträgen genauso wie in notwendigen Schulungen für das IT-Personal.

Der BPO-Effekt
Drei Effekte stellen sich idealerweise ein, wenn Teil- oder Gesamtprozesse ausgelagert werden:

  • Neuer Raum für wertschöpfende Kernkompetenzen, und zwar abteilungsübergreifend: Anstatt Papierbelege abzulegen und wieder zu suchen, kümmern sich die Buchhaltungskräfte um das Forderungsmanagement des Unternehmens. IT-Ressourcen stehen etwa für produktionssteuernde Projekte zur Verfügung.
    Am Beispiel eingehender Rechnungen gilt das für eine Vielzahl von Unternehmen, wenn sie nicht gerade Dienstleister im Buchhaltungsbereich sind und ihr Geschäftsmodell genau auf diesen Tätigkeiten basiert.
  • Prozesse sind trotz Veränderungen stabiler und verlässlicher abgebildet. Rechtsvorgaben ändern sich permanent, wie beispielsweise das Steuerrecht oder die Datenschutzbestimmungen: Hier kann sich das Unternehmen entspannt zurücklehnen, denn der Dienstleister ist aufgefordert, die Prozessqualität sicherzustellen.
  • Prozesse auszulagern, ergibt vor allem dann Sinn, wenn am Ende des Tages auch Kosten eingespart werden. Dies im Vorfeld zu ermitteln, ist nicht immer ganz trivial: Kostenstellen müssen sauber getrennt, indirekte Effekte bewertet und in eine Kostenbetrachtung eingebracht werden. Außerdem spielt die zu erwartende Laufzeit eines BPO-Vertrages eine erhebliche Rolle, damit sich Anfangsaufwendungen nach einer gewissen Zeit auch wirklich rechnen.

Generell sollte das Auslagern von Teilprozessen nicht defizitär als Verlust betrachtet werden, sondern als Chance, sich auf seine Kernkompetenzen zu fokussieren – sowohl vom Projektteam als auch von den betroffenen Fachabteilungen.

Software as a Service (SaaS): Welche Motivation steckt dahinter?
Was motiviert Unternehmen, Software nicht mehr im eigenen Haus zu betreiben, sondern als Serviceleistung zu beziehen? Im Kern gibt es drei wesentliche Anforderungen an den Betrieb von IT-Systemen:

  • Verfügbarkeit
  • Funktionalität
  • Performance

Verfügbarkeit: Vernünftige Cloud-Services schaffen es im Mittelstand zumindest rechnerisch, eine bessere Verfügbarkeit ihrer Services gegenüber einer On-Premises-Installation zu gewährleisten. Die Systeme sind in ihrer Kernfunktion redundant ausgelegt und geplante Wartungsarbeiten bedeuten keinen Service-Ausfall.

Funktionalität: Neue Funktionalitäten lassen sich in einer Cloud-Umgebung einfacher und schneller zur Verfügung stellen als in einer On-Premises-Installation. Und das Beste: Unternehmen müssen sich nicht selbst darum kümmern. Die aktuelle Funktionalität ist sofort für den Anwender nutzbar. Ähnliches ist bei der Cloud-Strategie der SAP zu beobachten: Gewisse Funktionalitäten von Cloud-Services werden zukünftig nicht mehr On-Premises zur Verfügung gestellt.
Anwendungen und Services, die zum Beispiel Künstliche Intelligenz (KI) einsetzen, würden On-Premises die Kosten sprengen. Sehr wohl lohnt ihr Einsatz aber in Umgebungen, die eine entsprechende Rechenleistung zur Verfügung stellen müssen. Siri, Alexa, Cortana, SAP Co-Pilot oder andere Spracherkennungssysteme sind bei aller Ausbaufähigkeit Technologien, die vor allem cloudbasiert angeboten werden.

Performance: Insbesondere das Dialogverhalten von Anwendungen ist ein entscheidender Faktor für die Anwenderakzeptanz cloudbasierter Services. Trotz ständig steigender Datenraten und sinkender Latenz von Internetleitungen bleibt das in vielen Fällen eine echte Herausforderung. Nicht alle Anbieter haben ihre Services so umgestellt, dass die User-Experience entsprechend positiv ausfällt. Die andere Seite von Performance ist die Rechenleistung, die abgerufen werden kann. Hier wiederum ist ein Cloud-Anbieter im Vorteil, da im Zweifel deutlich dynamischer und umfangreicher Leistung einfach dazugeschaltet werden kann. Performance ist also kein Hinderungsgrund mehr für den Einsatz cloudbasierter Lösungen.

SaaS-Lösungen und mobiles Arbeiten
Der Hauptgrund für die Einführung von SaaS-Lösungen ist der Wunsch nach mobilem Arbeiten. Dies gilt für Anwendungen im Human-Resources-Bereich gleichermaßen wie für Lösungen im Customer-Relationship-Management-Umfeld.
Bei On-Premises-Anwendungen verhindern oft die bestehende IT-Infrastruktur sowie die eingesetzte Softwareversion den mobilen Zugriff. Hier gibt es dann zwei Handlungsstränge, um die mobile Anwendung zu ermöglichen: Ein Upgrade-Projekt verbunden mit Anpassungen der IT-Infrastruktur oder der Wechsel zu einem SaaS-Konzept, mit der Aussicht, beide Themen nachhaltig zu erledigen.
Natürlich spielen auch initiale und laufende Kosten eine Rolle genauso wie die Tatsache, dass sich auch ein Umstieg auf eine SaaS-Lösung nicht ohne Projektaufwand realisieren lässt. Hierbei ist jedoch zu beobachten, dass externe Beratungsaufwände niedriger ausfallen als sie das in der Vergangenheit bei On-Premises-Installationen getan haben.
Ob Unternehmen jetzt die Wahl haben und wie der Einsatz von SaaS und BPO in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie hier: bit.ly/33bDlc1.

Sven Schal, Geschäftsführer AFI Solutions GmbH, Quelle: AFI Solutions GmbH

Autor: Sven Schal, Geschäftsführer AFI Solutions GmbH, Quelle: AFI Solutions GmbH

 

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