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Foerster Alexander freier Autor(16. Januar 2018) Nach Abschluss des Arbeitsvertrages steht jedem Arbeitnehmer ein rechtlich einwandfreies Arbeitszeugnis zu. Die juristischen Anforderungen sind hoch und schon kleine Abweichungen können Grund zur Beanstandung geben. Daher ist die Erstellung oft eine zeitintensive und unbeliebte Aufgabe in der Personalabteilung von Unternehmen. Softwarelösungen bieten Unterstützung bei dieser anspruchsvollen Aufgabe.

 

Grundsätzlich zu unterscheiden sind das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis (https://www.absolventa.de/karriereguide/zeugnistypen/arbeitszeugnis). Das einfache Zeugnis stellt einen Tätigkeitsnachweis ohne hohe formelle Anforderungen dar. Arbeitnehmer haben nach Ende des Arbeitsverhältnisses in der Regel Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Dieses hat im Hinblick auf Gestaltung und Aufbau bestimmten Richtlinien zu genügen. Auch und insbesondere die Inhalte unterliegen klaren Vorschriften.

Die wesentlichen Arbeitgeberpflichten bei der Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse umfassen vollständige und korrekte Angaben bei der Beurteilung des Arbeitnehmers. Ein häufiger rechtlicher Fallstrick ist die Wohlwollenspflicht. Die Arbeitsleistung ist im Hinblick auf den künftigen Karriereweg entsprechend bestmöglich zu bewerten. Informationen oder Formulierungen, die sich diesbezüglich als hinderlich erweisen könnten, sind nicht gestattet.

Hinsichtlich der untersagten Inhalte sind die Anforderungen des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) (https://www.kluge-recht.de/arbeitsrecht-ratgeber/allgemeines-gleichbehandlungsgesetz.html) im Besonderen zu berücksichtigen. Diese schließen die Angabe bestimmter Ansichten, Orientierungen oder Zugehörigkeiten aus. Beispielsweise sind Religionszugehörigkeit oder Parteimitgliedschaft im Arbeitszeugnis fehl am Platz. Ebenso sind keine Angaben über die ethnische Zugehörigkeit zu machen. Auch Mitgliedschaft im Betriebsrat ist ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers nicht zu erwähnen.

Ein bestimmter, richtliniengemäßer Aufbau des Arbeitszeugnisses ist Pflicht für ein rechtssicheres und qualifiziertes Dokument. Das qualifizierte Arbeitszeugnis beginnt mit einem Briefkopf, der vollständige Angaben zum Arbeitgeber macht. Es folgen die lückenlosen Angaben zum Arbeitnehmer. Diese umfassen Name und Geburtsdatum sowie Geburtsort. Anschließend wird die Beschäftigungsdauer ab Antritt der Stelle aufgeführt. Ebenso ist die Art der Beschäftigung unter exakter Erläuterung der Tätigkeit samt Nebentätigkeiten zu explizieren.
Eigentlicher Hauptteil des qualifizierten Arbeitszeugnisses ist eine qualifizierte Beurteilung der Leistung. Dies umfasst Bewertungen der Arbeitskompetenz beziehungsweise -befähigung, der Arbeitsweise und der Arbeitsmotivation. Auch besondere tätigkeitsbezogene Qualifikationen und Kompetenzen sind hier zu erläutern. In einem Schlussteil der Leistungsbewertung folgt eine Zusammenfassung. Im Anschluss werden Sozialkompetenz und Teamfähigkeit erläutert. Hierunter fällt das Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten, aber auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.

Die hohen rechtlichen Hürden, das Konfliktpotential und der damit verbundene Zeitaufwand veranlasst immer mehr Unternehmen zur Nutzung von Arbeitszeugnis-Software. Standardisierte Lösungen unterstützen Personaler und HR-Abteilung bei der effizienten Erstellung rechtssicherer Arbeitszeugnisse.

Zahlreiche Softwareunternehmen bieten eine reichhaltige Auswahl an Konzepten für die Personalabteilung. Darunter findet sich etwa die Arbeitszeugnis-Software Haufe Zeugnis Manager Premium (https://arbeitszeugnis.haufe.de). Die modular aufgebaute Software-Lösung führt Arbeitgeber in wenigen Klicks und Schritten zu lückenlosen Arbeitszeugnissen, die sämtlichen Anforderungen genügen. Zudem bietet sie mehrere Vorlagen, die sich entsprechend der jeweiligen Anforderungen an das Zeugnis individualisieren lassen.

Autor: Alexander Förster (Bild), freier Autor

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